Monday, December 13, 2010

怎樣讓預算過關

怎樣讓預算過關


文/王友倫


現在的經營環境變化劇烈,加上技術不斷的推陳出新,顧客的要求愈來愈高,競爭者也虎視眈眈,導致預算的編列與執行越來越困難,而面對不景氣與金融風暴的衝擊。


董事會在審查預算時難免會用更嚴苛的角度來看待,預算計畫如果準備不週,很可能無法通過,被退回來,如此一來,對總經理等的一些高階主管,是個嚴重的打擊,嚴重的話,也有可能導致經營團隊換人做做看。究竟該用什麼樣的方法,才能讓預算得以獲得董事會通過呢?


經理人要讓董事會認可通過預算,首先,就要建立預算與策略之間的清楚連結,企業通常都有35年的營運策略,公司的預算計畫必須去落實這些策略,將策略的長期需求,轉變為部門、團隊和個人的目標,落實在預算裡面。如果董事會可以看出預算明顯地連結公司的一貫策略,對公司真正有好處,預算就會比較容易被接受。


其次,訂定公司的能力計畫,能力是公司生產力的要素,是公司成功的關鍵要素,是決定公司策略的主要因素,是人員、知識、制度、工具和流程的結合。經理人必須思考哪些是公司優先的必要能力。


能力和資產不同,能力是公司得以在市場上競爭的關鍵資產則未必是公司可以長久依賴的東西,因為當產業趨於成熟時,資產往往變成產業中每家公司都擁有的東西,而且不容易跨領域應用。當董事會明瞭預算的主要目標之一是提升公司的必要能力,就會傾向核准預算計畫。


3,找出必要的投資項目,經理人必須思考幾個基本問題:


1 為使這個部門或事業部繼續營運,我們絕對需要什麼?


2 有多少預算項目支持能力計畫中所定義的「必要能力」?


3 在非必要能力的支出項目中,有哪些是我們可以刪減的?


4 在那些支持必要能力,我們想保留的支出項目中,是否有更具經濟效益的方式來達成?


5 如果這個事業部門做出預算刪減與改變,將會承擔什麼風險?


事業部門繼續營運的思考,可以迫使公司辨識出要維持這個事業的營運,哪些支出是絕對必須的,這些是延續生命的必要預算,其他的,則非絕對必要。


舉例而言,對上市公司來說,會計部門是絕對必要,但是許多會計部門的預算與支出並非絕對必要,當團隊嚴謹地思考這些問題,會驚訝地發現,真正屬於絕對必要的項目並不多。


一旦經理人理解那些是必要的投資項目後,便可以自我調整預算,讓它容易獲得通過。

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