Sunday, November 30, 2014

想在會議上有好表現?先別急著發表意見,你需要的是:先提問!


/ 韋惟珊
會議時,對面同事正滔滔不絕陳述一個培訓部屬的新方法,大老闆突然點名你發表意見,讓你緊張地說不出想法,只能一併附和,葬送一個表現的大好機會。《向哈佛菁英學思考》指出,你提不出見解,是因為對方案不夠了解,很難形成有效的建議。下次先別急著點頭,而是要積極提問,掌握愈多資訊,才能提出真知灼見。書中提出好問題的7個原則,任用一種,都能幫你得到更深層的資訊:
1.何時、何地、誰、做了什麼、怎麼做
這是訊息最基礎的資訊面。當同事說「建立線上學習系統,能讓員工自我培訓」,你可以問「員工要在哪裡使用?」「何時可能用?」「哪些員工會用?」抽絲剝繭可以讓你把同事的提案想得更清楚。
2.為什麼會有這個想法?是為了什麼目的?為什麼有把握?
請同事闡述清楚提案的目的,和他為什麼相信做A就可以達到B目的,能引導出更多訊息
3.對訊息挑毛病
了解基礎訊息後,針對對方的回答提出疑問,就能衍生更多思考的空間。比方說,「如果員工懶惰,不自主學習怎麼辦?」或是「如果忙到沒時間上線怎麼辦?」
4.探究必然性和執行時間
思考「公司真的有必要做嗎?」「有必要現在投資學習系統嗎?」如果時機不對,也沒有執行意義。
5.檢視數據和資訊的正當性
同事會提出各種資訊想要說服大家,你可以詢問數據的出處,或是針對含糊的用詞請對方說得更清楚
6.引用相似的例子
找出可以對比的案例。「聽說A公司也做了學習系統,但成效不彰,你覺得我們可以成功的理由在哪?」透過比較避免錯誤的執行方式,或是找到更好的辦法
7.詢問長期性展望
「使用線上學習系統,長久下來對公司有什麼好處?又有什麼麻煩?」把時間軸拉長,用更寬廣的眼界來看方案的可行性,從中找到需要補強之處

Thursday, November 27, 2014

培育幹部2要領,如何帶人?如何管事?


/謝明彧
主管最重要的職責就是「帶人」與「管事」;然而,一般基層人員在擔任主管職之前,其實很難有機會真正歷練帶人與管事的能力,而且因為無法預知升遷狀況,一旦升為主管,往往也很難在短時間內了解部屬在這兩方面的實力,造成分派任務時的困擾。因此,主管如何透過組織的安排,平常就進行儲備幹部的培養,十分重要。

1.如何帶人?要訓練質佳的基層人員具備帶人的能力,可以透過下列模式逐步進行:
Step1. 暫時性地帶領一名新進人員。任務結束後若表現不錯,可再重複此一暫時性任務數次。
Step2. 長期輔導一名新進人員(半年至一年)。
Step3. 固定帶一名同部門人員。
Step4. 固定帶兩名同部門人員。
Step5. 若有能力固定帶三名以上的人員,就算是具有帶人的能力與當主管的潛力。

在訓練過程中,主管應觀察並注意下列事項:先教導再觀察,逐步提高該部屬任務的難度與複雜度。注意該部屬帶人時,是否有讓被帶領者有系統、條理地了解其職務內容(系統與結構能力)。觀察該部屬的學習意願、學習能力及投入度。一旦部屬在帶人過程中出現認知錯誤,要用部屬聽得進去、可以接受的方式,適時指正、協助找出解決方法。
部屬帶人遭遇挫折時,可和對方分享自身職場歷練的心路歷程。

2. 如何管事?管事能力的培養,可運用指派部屬擔任部門專案的方式,進行以下演練:
Step1. 臨時指派一件部門內、跨個人的小任務。(例如:聯繫頒獎典禮出席貴賓)
Step2. 指派短期性中小型專案。(例如:擬訂頒獎典禮的邀約貴賓名單)
Step3. 長期兼任部門內的功能性職務。(例如:規畫頒獎典禮的場地、流程等)
Step4. 專任部門內的功能性職務。(例如:統籌頒獎典禮)

在過程中,主管應注意下列事項:觀察該部屬是否具備系統與結構的能力。觀察該部屬是否具備規畫能力。訓練該部屬具備闡述專案、計畫的能力。逐步調升該部屬與人溝通協調的能力,最終將計畫執行完成。由於在組織裡,要歷練帶人或管事的機會非常珍貴,因此主管在培育部屬時,也應時時評量個別人員的能力與意願,將機會給予能力與意願均較高的部屬。

Wednesday, November 26, 2014

還放任回信主旨出現「RE:RE」?6個範例句,教你Email主旨這樣下


/科技報橘
不清楚、很模糊且超隨便的信件內容使得信件數量的增長更讓人氣餒。我們花了很大的精神以確實辨識出我們需要知道的、必須做的,然後決定是不是要回信。這該怎麼著手清理這團糟?而且,要怎麼防止它再度重演?

使用自動化內容來回覆不清不楚的來信當你收到一封不清楚、模糊的信件內容時,立刻回信要求更多的訊息或要求說清楚。使用免費的快捷輸入程式app,像是給PC用的FastFox或給Mac用的TextExpander,你再也不需要浪費你寶貴的時間輸入你的回覆,就可以在幾秒間產成自動回覆內容。

讓信件內容更具體一打開就能了解的信就不需要往返好幾次才能問清答案。更具體的信件內容可以大量減少你的收件量。想寫出更具體的信件內容,在你的每封信件中,先回答下面四個重要問題:給誰?這可以分解成下面兩個問題:把「誰需要對這個訊息做出回覆、反應或決定」的人名放到主收件人欄。把「誰需要知悉這個訊息」的人名放到附件收件人欄。為什麼?重新檢視你放在主收件人欄與附件收件人欄的名字。每次都問問你自己「為什麼這個人會跟這個計畫有關?為什麼我寫信給他們?為什麼他們得知道?」。什麼事?問問你自己一連串的什麼問題,以架構信件內容。「信件的目的是什麼?這封信所要溝通的重點是什麼? 主旨為何? 需要包含的參考內容與研究資料有什麼?什麼是大家都需要知道的東西?怎麼做?問自己:「我希望收件人怎麼回覆?」請在信件中清楚明白的敘述出來。請不要認為大家都知道你想要什麼盡可能地直接告訴他們。

善用信件主旨欄來改善回覆時間。你的信件主旨欄是你信件內容的標題句子,應該清楚說出你信件內容的主題。請確保你的信件主只說明了當前的議題、目的或想要的結果。可以考慮使

用下面一些標準信件主旨常用的句子:
1. 待辦公事日期 4. 敬請回覆日期
2. 供參考某某客戶所提到的三段 5. NRN—無須回覆
3. 更新標題 6. EOM—訊息結束

上述最後一點「訊息結束」(EOM) 尤其好用。它的效用如下:當你要表達一個簡短且簡單的訊息時,把整封信的內容濃縮成一句話,然後放上「訊息結束」(EOM) 做為結尾。(例如:週二行銷會議改到下午兩點。EOM) 如此一來,你的收件人就不用點開信件,省下他們寶貴的時間。

Tuesday, November 25, 2014

5種不可不知工作哲學


/林佳聖
5種不可不知工作哲學,就算過去沒有做到,從現在開始改變,培養好的工作態度,你的職場生活將會不同凡響。既然在公司上班,領的是老闆薪水,那麼千萬別當白目員工,因為你再怎麼自以為努力,可能都不是老闆想要的。
主動積極:在職場上,好的工作態度比能力更重要,無論是新進員工還是老鳥,面對工作的時候,「態度」始終決定一個人的高度。一般的員工會計較公司提供多少福利,優秀的員工會站在公司的立場,用老闆的角度思考事情。積極的態度永遠是最好的武器,善用這個武器,將會帶你走向更高的境界。
職場禮儀:一個員工即使在職場上有很傑出的表現,也不代表他與同事之間相處的融洽。這其中的原因很有可能是他沒有重視職場禮儀。相反地,如果一個成長比較慢的員工,平常就懂得和同事、長官打招呼和問好,想必在職場上也很容易遇到貴人的提拔和幫助。禮多人不怪,大家都喜歡有禮貌的人。
守時:一個再努力、再拼命的員工,如果連守時都做不到,即便有再好的績效,在老闆眼裡,還是會打折扣。守時代表的意義很重大,守時代表著「信用」,一個守信用的員工,在做事的時候,肯定會比較出色,假如這個員工是擔任業務員,如果和客戶見面時遲到,客戶很有可能就這樣取消約會,然而,這個約會可能是決定是否接到一筆訂單的關鍵。
創新:一個企業想要永續經營,創新是決定的因素之一。如果只是埋頭苦幹的員工,老闆不一定會愛。你或許會認為認真負責的好員工怎麼不會獲得老闆的青睞,那要怎樣的員工才會討喜呢?那就是創新。有創新思維的員工,就有可能帶給公司更多的業績。
加深專業:從學校畢業進入職場,並不代表從此以後就不用再學習。即使在職場上翻滾了好幾年,在公司裡面也攀升到了主管階級的位子,拿到了不錯的薪水,如果在上班之餘沒有加強自己的專業知識與技能,以後都很有可能遭到淘汰找出並加強自己的強項,才是公司要的人才

3條方程式,突破業績欠佳的瓶頸


/文及元
藤本篤志(Atsushi Fujimoto)曾擔任日本USEN公司與Staff Service Holdings董事長,目前是Grand Design代表,他將輔導企業的業務改善經驗結集成書,對於提升業績提出看法。作者認為提升業務表現有3個方程式: 

1.業績=業務量×業務能力
2.業務量=從事業務的時間—(意識的怠慢時間+結果的怠慢時間)
3.業務能力=知識+品味(sense)+整合能力(grand design

方程式1.中,只要業務量能增加50%,整體業績就會多出1.5倍的結果。方程式2.中,摸魚的業務員是「意識的怠慢」。而認真卻沒有好業績者,代表重視過程卻忽略結果,則是「結果的怠慢」。方程式3.中,「知識」並非指商品的相關知識,而是指對於販賣商品的組織具備全部知識。例如一項商品的缺點與開發經過、構造、素材、單價的計算方法、命名的故事等等。而「品味」是指以下7項:

1.給人好的第一印象(例如性格開朗、笑容、聲音、信賴感、專注、服裝)
2.正面思考、不服輸
3.記憶力(特別是對數字的記憶力)
4.簡潔力(說話與回答問題的時候要簡潔) 
5.洞察力(觀察對方是否可能購買) 
6.傾聽力  
7.不道人短

對於一個業務人員來說,3項的記憶力與第4項的簡潔力是贏得客戶信任的重要能力,而第5項的洞察力與第6項的傾聽力,則是決定是否能夠順利成交的關鍵。作者認為,「知識是加號,而品味是乘號」,能否整合兩者往往左右成交與否,而「整合能力」融合了業務(sale)與顧問(consultant)的特質,則最為困難。其內涵包括以下5項:

1.具有對客戶能提出改善現狀的提案能力,而這種能力往往是提高成交的關鍵。
2.對於商品下一波的變化有預測能力(平日就將客戶的要求、客訴、建議謹記在心),能結合「品味」的「傾聽力」,將自己視為具有整合提案能力的「顧問型業務員」。
3.具有撰寫企劃書的能力,而且能以客戶內部的申議書格式說服決策者接受。頂尖的業務員往往具有代替承辦人員撰寫該公司內申議書或企劃書的能力,也就是說,業務人員已經以客戶內部的文書格式寫好一份企劃書草稿,讓繁忙的承辦人員可以節省時間,將業務人員代寫的企劃書上呈等待決策者裁示,讓「跑公文」的程序不至於因為承辦人員沒時間自己寫申議書而告中斷。
4.對於既有商品也能提出具有吸引客戶的簡報能力
5.能夠掌握競爭對手的商品特徵、同時也不怠慢與自家商品的功能加以比較。能夠成為一名顧問型的業務員,相信也是企業對於業務員的期許。作者指出,業務並不是「沒成交就別給我回辦公室」,

而是得了解「業務其實是一種機率問題;業務其實是憑著後天的努力,刺激可能的業務量與知識量;業務是減少公司陰溝裡翻船的機會,而將內部人力與功能做最好的整合。

Sunday, November 23, 2014

職場上,千萬別做這三件事!


文/EMBA雜誌編輯部
公司雜誌(Inc.)報導指出,在職場上,千萬別做以下三件事!因為會摧毀自己的職場聲譽:
 
■第一件事:搶別人的功勞
工作出現成果時,謹慎分析自己在當中扮演的角色,究竟有哪些功勞真的算自己的。例如,如果工作團隊談成了一件大案子,雖然身為團隊一份子,但是其實自己只有在一開始時發揮了小作用,之後是同事們辛苦達陣,那麼只要表現出自己很開心夥伴們成功出擊就好了。
 
要避開當個討人厭的「搶功王」,最好的方法是少談自己的功勞,讓工作成果發言。
■第二件事:掩飾過錯
為了不被同事發現自己的錯誤,往往必須說謊、推責等犯下更多的錯誤。與其一錯再錯,不如早點承認,讓因此受牽連的同事有機會早點做出反應、處理善後,他們的怒氣會比較少一點。掩飾過錯有如埋下一顆定時炸彈,等別人發現的時候,就是炸毀個人聲譽的時候,事情將難以挽回。

■第三件事:工作常常沒有達到要求
因為特殊原因,一、兩次沒有做好份內工作,或許同事還會原諒,但是如果發生的次數多了,將會影響共事者的想法。萬一自己沒做好工作,下一個工作一定要加倍努力,趕快補償回來,不要成為大家眼中的慣犯。

Thursday, November 20, 2014

跟不專心說再見


文/EMBA雜誌編輯部
美國密西根大學的一項研究顯示,一個不到三秒長的干擾(電腦螢幕上出現新電子郵件或手機發出聲響),會讓一個人手上正在做的事,產生錯誤的風險提高至兩倍。這是為什麼飛機在準備起飛和降落時,法規明文禁止機長在這段時間做非必要的事情,例如聊天、看報紙。

創業家雜誌(Entrepreneur)報導,現代人的注意力被偷走了,這可以稱之為「世紀之罪」。假設有一個人,每五分鐘查看一次電子郵件,他一天工作以八小時計,將有上百次的工作中斷。奧克拉荷馬州州立大學的研究指出,對上班族而言,一天查看四次電子郵件,是工作效率最高的頻率。加州大學教授馬克(Gloria Mark)指出,上班族一天可以規劃出三段電子郵件時間,盡情地讀取與回覆,其他時間則應完全關掉不予理會。

干擾不只來自外界,也來自本身。根據馬克的研究,有高達四四%的干擾是來自自己,其中常見的一個問題是一心多用。心理學教授麥爾(David Meyer)表示,很多人誤以為一心多用提高了工作效率。例如,在講電話的同時也回覆電子郵件,以為自己同時完成了兩件事。事實上,這是在兩件事之間來來回回,造成自我干擾。每一次從其他事回到原來在做的事,大腦都要花點時間思考之前停在哪裡,拉慢完成工作的時間五○%以上。

哈佛商學院教授普羅(Leslie A. Perlow)有實例佐證。有一家電腦軟體公司,工程師晚上跟週末都得加班,事情還是永遠都做不完,這家公司請來普羅為大家想想辦法。她觀察了一段時間後發現,工程師在工作時太常被打斷,根本沒有機會好好思考,難怪事情總是做不完。尤其當大家都無法準時完成手頭工作時,常覺得自己的事很緊急,所以更有理由隨時打斷同事,情況雪上加霜,不斷惡性循環。

普羅因而在公司推行「安靜時間」。規定每天上午十一點之前與下午三點之後,除非必要,請不要打擾同事。結果,六二%的工程師表示,四個小時的「安靜時間」,讓他們的生產力提高。因為腦筋變清楚了,甚至有四一%的工程師表示,連其他四小時的上班時間,他們的生產力也跟著提高了。

Tuesday, November 18, 2014

時間千萬不要擠!真正幫你保持高生產力的三大法則


/ esor huang
當時間變少後,經過適當的反省,就會發現以前過多的時間浪費,以及時間分配上的不平衡。下列是可以讓我們以「合理、輕鬆、做得到」的方式保持高生產力的三個法則。

高生產力的第一要素:「時間」在哪裡?
當時間必須花在工作、家庭上,剩下的時間愈來愈少時,要怎麼擠出自己的時間呢?千萬不要去擠壓自己的時間,如果讓自己變得更加忙碌、緊繃,無論能力或精神上都無法負擔時,效果只會適得其反。
一個很重要的想法就是,不要因為時間變少,而把事情排得更滿,這絕對是無法長長久久的錯誤做法。當時間變少,就必須取捨,或者把一些相對不重要的步驟,「放到自己的零碎時間」來完成。經過上面的調整,時間雖然很有限,但似乎就這樣跑出來了

高生產力的第二要素:「精力」不可少
時間哪裡來?絕對不是擠出來的,經過工作量的取捨、零碎時間的利用,以及與夥伴溝通後確定的時間安排,來調配出最佳的時間平衡,你會發現,總是有機會空出屬於自己的神聖時間,即使不多,但都是寶貴可利用的空間。「精力」是讓自己可以長久的關鍵,更重要的是幫自己注入三種精力。

第一種精力是體力,吃得好、睡得飽,不是犧牲自己的體力換來的,才是可以長久執行的精力。

第二種精力是慣性,擬訂好早上起床的執行步驟,把這個動作變成慣性,用計畫好的步驟來明確的執行他,想辦法「訓練」成為習慣,因為精力是可以夠過慣性培養起來的。

第三種精力是來自於對自己具體且長遠的目標,因為有長遠且具體的目標,就不會因為一時的不如意而氣餒,可以保持自己的節奏,朝目標邁進。

高生產力的第三要素:「專注」最重要
要在有限的時間、有限的精力裡保持高生產力,那麼「專注力」可以讓我們把這些有限的資源發揮出最大的價值。怎麼樣才能專注?不是依靠決心或毅力,而是依靠我們是否「做好準備」,做好準備,就能專注。

Sunday, November 16, 2014

避免4種職場言行,儀態得體、贏得尊重


/張凱茹
在職場不比在家中或路上,工作者或領導人都必須特別言行舉止,包括嚴肅的態度、良好的溝通技巧與得體的外觀儀容。富比世(Forbes)專欄作家Cheryl Conner表示,舉凡不雅內容、低俗笑話、帶有對立觀點的偏見(如宗教、政治)都應避免,以下是幾項在職場談話中不宜表露的內容,看似不會發生,其實人人都應該注意。

1.自我意識強
在商業環境中難免競爭,但是表露出自負的態度並非好事,會令人感到失望。真正有事業心的人,應忽略職場中的輸贏問題,對事不對人,直接去討論問題所在與解決方案

2.脾氣
非常多管理者與工作者犯了這個顯而易見的錯誤。在情緒激動時發言,容易顯現出一個人不成熟,而且可能將怒氣指向無意義的目標。縱使激烈的言論中也許帶有建設性,但工作者不應顯露太強烈的情緒,有失儀態與他人的尊重。

3.推卸責任
「我在這裡工作不開心。」不開心是工作的錯嗎?事實上,你的幸福快樂是自己的責任,如果不快樂,也必須由自己負責。老闆的工作不是要讓你開心,讓主管知道你的需要,想辦法把你的需要、能讓你快樂的動力,與公司的目標相結合,才是最聰明的做法

4.獨行俠
「我是主管,我要做什麼不需要別人批准同意。」確實如此,但你的行動可能會為公司或他人帶來雪崩般的連鎖反應,因此無論你位居多高位,還是讓你的決策經過正常討論程序比較值得。

Thursday, November 13, 2014

3招提升工作附加價值, 攀上升遷螺旋梯

 /經理人 雜誌
你是否每天做著類似的工作,不僅自己覺得枯燥乏味,主管也未曾肯定你的工作表現?《小職員拚上位的祕傳工作術》作者、日本Lucky River & Partners株式會社董事長福井克明認為,工作者若日復一日做著類似的例行性工作,無法真正發揮才能,獲得認同及晉升的機會。

福井在書中將工作分為兩種:創造性工作(creative work)和例行性工作(routine work)。其中多數人從事的例行性工作,結果通常不太重要,而且無論由誰來做都一樣。對此,他提出了3個方法協助工作者找出例行性工作的問題點及改善空間,為無聊、重複的工作增添附加價值,贏得良好評價

1.
推測工作委託人期待或關心的事 雖然你的主管在委託例行性工作時,只要求你準時交件,但是如果你交出的成果能夠進一步滿足主管沒說出口的期待時,就有可能獲得較高的評價。想要讓表現超越對方期許,你必須先了解對方對這份工作的要求,以及對方關心什麼事

2.
想像工作成果的使用者或被使用的場景 一般人在處理例行性工作時,多半是機械式地把資料、數據填入制式的表格,如此很容易讓人忽略使用者的感受。因此,如果你能進一步探索「誰是使用我的工作成果的人?」「我所整理的資料會在何時、何種情況下、為了什麼原因、如何被使用呢?」就能讓你產出更人性化的工作成果,提供他人更好的使用經驗。

3.
自行決定附加價值工作的時間表 你是不是很想動手改善目前的例行性工作,但又擔心無法遵守主管訂下的交件期限?福井認為,過度在意期限是降低人類思考能力的主要原因。人們常會為了趕著交出工作成果,而失去進一步提升工作價值的動力。

福井建議,你可以為自己訂出兩種工作時間表:例行性工作仍在原訂期限內完成;能為工作增添價值的工作,則可依自己的能力訂定另外的期限。 一旦你先完成有既定期限的工作,就能在沒有時間限制的情況下,為例行性工作增添更多附加價值。

Wednesday, November 12, 2014

一張表!拆解簡報結構,6招讓你的演說更吸引人


/ 謝明彧
不管是內部會議報告、客戶廠商提案,「簡報演說」幾乎是每位工作者一定會遇到的任務。很多人常犯的錯誤是「內容安排失當」,拚命想把找到的資料都塞給聽眾,結果不僅導致演說時間失控,也讓聽眾完全不知道講者想要傳達的重點。日本知名行銷大師神田昌典提出一套6步驟的「演說的結晶」結構流技巧,透過明確安排簡報每階段的內容和時間,讓台上演說從頭到尾都順暢。
步驟1 開場白:讓聽眾不斷點頭
開場白最主要的功能就是「安定聽眾的心」,讓聽眾關心講者接下來所要談的內容。除了基本的玩笑、感謝外,建議可以在開場時先傳達幾個任何聽眾聽了都會「嗯!嗯!」不斷點頭的訊息。只要反覆拋出幾個任誰都會點頭表示Yes的內容,就可以讓聽眾逐漸走進講者的話題
步驟2 主題:簡報的最終目標
一開始就報出主題,是為了「鎖定焦點」,讓演說的最終著地點明確,如此演說者和聽眾就可以藉著對目標的分享,增進彼此了解。如果不這樣做,聽眾很可能會無法掌握要點,聽到最後還是一臉茫然,完全不了解演說者想說什麼,於是演說就會變得冗長。
步驟3 前提:聽眾為什麼在場?
前提的用意是「陳述講者自己對主題的看法」,如果聽眾不知道講者對主題抱著什麼樣的看法,會不知道該用什麼態度來聽演說,如此他們的專注力就會在半途消失。構思前提的祕訣在說出「總而言之,我想說的是……」或「一語道破,我想說的就是……」之類的話語後,秀出一小段文章,聽眾就能馬上知道自己在場是為了什麼。
步驟4 背景:分享自己的觀點如何形成
神田表示,透過背景資訊分享,說明自己的看法為何形成,聽眾可以針對講者的體驗、經歷、為人品行擁有共同資訊,如此就可以對講者個人有更深一層了解,而不會發生聽者單純為反對而反對、或為贊成而贊成。
步驟5 根據:這是因為……
「根據」是一場演說最重要的部分,也是講者能不能說服聽眾的關鍵進行根據解說時,最重要的是「做重點提示」,例如「我要從以下三點進行分析」「我要說明提案的優、缺點」等,藉由這種做法,先一步告訴聽眾演說內容接下來的前進方向,讓大家可以邊整理資訊、邊進行理解。
在說明要點時,不論重點有多少,最好都歸納成「三點」。因為一、兩個論點力道不足,會讓人覺得理由模稜兩可;四、五個以上又過於冗長,聽眾根本記不住,「三個」是最適合用來推動議題的數量。
如果需要進一步說明,建議反覆使用「為什麼我會這麼說呢?這是因為……」的自問自答句子,把與根據有關的事實一項項列出來,如此就能引導聽眾的思考邏輯,讓原本含糊不清的看法變得鏗鏘有力。
步驟6 結論:產生「回力鏢效果」
做結論時,講者不需要再提出新的資訊,最佳做法就是「把前提的內容原封不動地重複一遍」,這稱之為「回力鏢效果」(boomerang effect),可以讓大家回到已經遺忘的開始,將過去與未來連結在一起,創造出內心深處的感動。

Tuesday, November 11, 2014

不斷尋找新的突破動能


(EMBA世界經理文摘 262期 2008年06月 採編/方素惠)

(整理摘錄/控股行銷企劃室)

在競爭激烈,快速變動的電子零組件通路產業,
大聯大集團跳脫一般傳統的成長模式,在產業內以控股模式進行整合。
這個突破策略,為公司帶來了什麼樣的突破性收穫?
對很多人來說,大聯大的名字可能相當陌生,事實上,它卻是一家重量級企業:全球第三大、亞洲最大的電子零組件通路商,去年營收達新台幣一千四百三十億元。


它的誕生才兩年多,二○○五年底,由產業三大企業世平、品佳、富威合組而成。推動這個突破策略的,是原來世平公司的董事長,現任大聯大董事長暨總裁黃偉祥。

「每一個階段都要能夠突破,這需要非常大的動能,才能把你的公司從一個地方推到另一個地方。」經營IC通路近三十年,今年五十三歲的黃偉祥說。

大聯大想買被動元件通路,友尚想要的則是補上手機晶片的缺口。大聯大旗下有聯發科、展訊,友尚則只有展訊的配銷,但礙於友尚同時也是晨星的代理商,後者正積極切入手機領域,這個缺口恐怕還得另謀他法,不排除以併購方式補上。

由於這個產業的上游都是如英特爾等全球科技產業的要角,「下游也不是省油的燈」,因此,作為通路商,大聯大必須在這個產業生態中,為自己創造一個有利的位置。除了規模效益所帶來的綜效,再加上運籌、倉儲等管理改善,整合所帶來的效益已經明顯浮現。大聯大去年稅後純益比起前一年,成長了八六.九%。

除了成立控股公司,黃偉祥在集團裡導入營運資金報酬率(Return on Working Capital)的概念,追求資金運轉的效益,而不是毛利率,也是業界少見的做法。

在這個競爭最激烈、腳步最快速的電子科技戰場裡,大聯大的經驗可以為其他產業帶來什麼思考?黃偉祥最近接受本刊專訪,以下是專訪摘要:


你在經營企業的過程當中,自己覺得比較關鍵的幾個決定是什麼?

第一個要回溯到一九八五、一九八六,那是非常早期的一個階段,我們就走出台灣,到香港設子公司。後來又到新加坡成立子公司。我們從這個過程學習到蠻多,變成比較國際化的運作,完成了我們重要的三角佈局。

還有一件事蠻重要的,一九九三年,這個產業全球最大的兩家公司艾睿(Arrow)和安富利(Avnet),在亞洲進行購併,他們來找我們談。我們考慮再三,覺得應該要走出自己的一條路。我們越來越了解我們所在的行業,認為其實有非常好的機會可以成長。後來我們快速發展,一九九三年營收還不到一億美元,二○○○年,已經突破了十億美元。這就是我們看到別人的格局,也鼓勵我們自己要有格局,要能夠走出去。

你在過程中,如何發展出這樣的組織形態?

企業到了一個階段以後,就會不斷地想去突破。很像一個藝術家一樣,你到了一個階段不突破,寧願死掉。所以我常常跟員工說,不進則退。你不進步,最後一定會凋零而亡。人就是要一直持續不斷地進步,要把自己kill掉,你才會重生。每一次的重生,你會找到一個新的價值。

每一個階段都要能夠突破。這需要非常大的動能,才能把你的公司從一個地方推到另一個地方。一旦推到那個地方,你要下來就很難了。所以做為一個公司的高階主管,永遠都要思考,要一直不斷地突破,一直不斷把自己kill掉,否則你就永遠停在這個地方。

固定格式就完蛋

就好像一台影印機,再怎麼好,五年以後就折舊殆盡了。為什麼?因為它從來沒有進步。沒錯,它可能今天可以印五千張,明天可以印一萬張,但到最後一定完蛋。因為它是一個固定格式。當一個運作變成格式化的東西,你怎麼讓它有另外一個突破點,非常重要。

你怎麼找到突破的動能?海外設立據點、同業的整合,這些是你突破的動能嗎?

這些某種程度都是策略的執行。其實,有時候突破還是要靠人。企業到了某一個階段,最後都回歸到非常本質的東西,就是人。你有沒有好的人,怎麼去找到好的接班人,怎麼去培養好的專業人才。一定是去解凍、改變,最後再凍結,一直是這樣子的過程。

組織每個階段都有變革,這裡面有管理模式的變革、管理方法的變革、管理工具的變革。組織的改變,一定要有這樣子的內容。要經歷過這麼多改變以後,組織的成員才會覺得改變是某種程度的成長,而不會那麼畏懼改變。

讓資源空轉的生意不做

決定整合後,帶來的影響是什麼?

大者恆大,這個趨勢大家都看得到。過去台灣人常常自己把自己人殺掉,留下來的人都很厲害。有沒有其他的方法是比較不殘忍的?

我們這個產業的上游力量很大,下游也不是省油的燈,所以我們很難去跟他們談。怎麼樣快速整併,變成一個非常重要的考量。我們就是要變大,大了才可能去改變整個產業的生態。我們在合組控股之後,第一件事情就是不健康的生意我們不做;讓組織、資源在那邊空轉的生意,我們不做。

意思是說利潤不高的生意不做?

不是利潤,是你資金的效率,也就是營運資金報酬率(Return on Working Capital)。因為我們這個產業的一個特質就是,我付給供應商,也就是國外全球排名很高的這些大公司,大概都是三十天票期。下游我們的客戶付給我們,大概從六十天到一百五十天不等。所以我等於是做得越多,就要放越多的帳,所以需要更多的資金來週轉。

如果我們增資,或者跟銀行借,那財務比例就很難看。所以後來我們引進營運資金報酬率的概念。換句話說,如果你的資金借來,最後所產生的效果比你借的利率都還低,那你的資源是在空轉。它的概念是,我花了多少的資源,最後我產生了多少的毛額。就是你做的每一筆生意,所花的每一個作業成本,都要把它攤進去,看你賺不賺錢。

這裡的分母就是你的營運資金;分子就是你產生的毛額減去你的費用。每一筆生意都要確定它有正的貢獻。價格拚得太爛我就不做。因為我們作龍頭老大的只要不亂拚,別人聰明的話就不亂拚,這個產業就會越來越好。

最後我們用實際來證明,我們這樣做是對的。現在大家績效在某種程度都改進了,這個產業就有救了。二○○○年時我們這個產業,營業額是越做越大,但是股價是越震越低。從我們控股成立以後,從去年開始,我想很多人的股價已經是績效越來越好。

所以我再補充兩點,第一,我們拿○六年跟○五年比,營業額一模一樣,但利潤改善了二七○%;去年跟前年比,我們整個營業額大概成長二○%,獲利成長八六%。

第二點,以前我們不賺錢的時候,常常罵大陸的關係企業,都是你們把我們的毛利拖下來了。後來採用新的管理以後,台灣的團隊都不敢講話了。因為我們發現,產生的毛額減掉費用,大陸都比較大,雖然他們的毛利率比我們台灣的少很多,可是他的營運資金報酬率是對的。這是什麼意思呢?

假設我的毛利率是三○%,三個月才轉一次的話,我每個月只有賺一○%;但如果毛利率只有百分之三,我一個月轉三次,就是九%。毛利率低的市場,你就是要轉得比較快。庫存不能放多,你的應收帳款不能放長,你才有可能轉得快。所以毛利率低並不表示它不賺錢,毛利率高也不表示它賺錢。我們採用這個新的管理指標,把每一個人的觀念都改過來。

你常常提到「前端要分、後端要合」,這個概念可不可以再說明一下?

前端要分,就是指我們的前線人員,這些業務、行銷人員,我們還是希望他們要分開。意思就是說世平、品佳、富威這些公司的業務人員,還是會到客戶那邊做某種程度的競爭。因為我們控股合併就是這樣子,要保持各個公司經營的風格。

既要老大,也要老二

另外一個就是後端要合,這麼一來,就可以讓我們的運籌、倉儲的服務保持一定的標準,有經濟規模,客戶得到的服務有保障,服務也比較好,服務成本可以降低。至於後段的這些管理,每一個公司在管理的知識、公司的生命週期是不一樣的,我們怎麼把後段管理不同的知識結合,對控股來講也非常有意義。

未來,我們希望控股公司是一個經營好的平台,併購的公司有各式各樣、大大小小,由後端的管理平台提供很好的管理知識。所以我們開始去建立這種範本(template),適合各個階段、各個大小的公司。

從某種程度來講,前端的競爭會不會是資源的重疊?

不應該這麼講。我想每一個品牌都有它天生的佔有率,畢竟我們不是生產製造的廠商。舉個例子,老大的市場佔有率可能有三○%,老二可能二○%,你代理老大,再厲害也只能吃三○%,為什麼另外的二○%不要呢?另外第三名有百分之十五,你為什麼不要?

如果你只代理老大,老二就講:「你已經代理老大了,我為什麼要給你?我要找另外一家。」你說今天出去競爭的時候,中間有沒有重疊?有,但不是這麼多。

有沒有怎麼樣的特質或習慣,幫助你做為一個領導者?

我是一個以信念為主的領導者,我非常注重一些底層和價值體系的東西。因為我認為就是因為有這種信念,有這種價值體系,所以可以讓你去堅持某些東西。當堅持久了以後,就會變成你的標誌,整個公司的style。

第二,我還有一個特質:如果你一直重複在做這些事情,你沒有價值,所以你要在沒有價值的時候,趕快把這些東西交出去。你要有一個機制,當你這個東西不做,你總要交出來給別人。交出去以後,你就要再進步。這個就是不進則退。你一直會跟自己講,我下一個階段在哪裡。你會想這個問題,會想得很遠。想得很遠並不表示你一蹴可幾,你的團隊不見得能夠跟得上,你要回過頭來想怎麼樣把團隊再帶上來。

我喜歡冒險,喜歡挑戰,喜歡到一個不曾去過的境界裡去體會,希望那個地方能重新長出來一個東西。我很喜歡那種無中生有的感覺。即使是種個花,有時候我都會很開心。因為你有用心、投入,就會感覺自己在進步,就會覺得你有價值,沒有價值隨時都可以死去。

當工作像闖關遊戲時,成功是破關的副產品


文 / 文及元

熊大、兔兔、饅頭人、詹姆士、莎莉,如果你使用LINE即時通訊App,一定對這些角色貼圖不陌生。2011年在日本推出的LINE,目前全球已有4億用戶,而台灣的用戶數已達1700萬。LINE以突顯情感的角色貼圖為溝通介面,讓使用者透過貼圖的各種表情表達情感。事實上,2013LINE的全球營收中,60%來自於遊戲,20%來自於貼圖,藉此可以看得出來遊戲對於LINE的重要性。
從工作中提升能力,比輸贏還重要
LINE台灣副總經理陶韻智表示,「如果將遊戲的元素類推到工作上,你會不服輸,而且會持續挑戰。不只要完成任務而已,也要勝出的成就感。」他舉例說明,在工作上,重點其實並不是「有沒有成功得到客戶」,而是鼓勵個人、團隊與公司「提升能力」,透過由下往上的方式,靠著團隊的力量解決「未知的問題」。在這種情境下,「解決問題是必然的結果,而成功只是解決問題之後的副產品」。
工作就像闖關遊戲,打到第幾關的資訊都是透明的,團隊就像社群好友一般,彼此可以看到闖到第幾關,可以適時求助,向彼此認識的社群朋友詢問破關攻略。陶韻智進一步說明,從闖關遊戲得到的心得引申到工作上,思考「我有什麼方法可以做好一件事?」比「我為什麼輸給別人?」更重要。
闖關、解謎、完成任務,工作像遊戲
工作就像是不斷解開謎題的過程,很難保證每一份工作都會有紅蘿蔔(比喻獎賞),引誘你一路往前衝。當沒有制度的控制、地位的誘惑、威嚴的催逼時,唯一依靠的就是自我驅動與成果導向
陶韻智進一步說明,自得其樂、主動解決未知的問題,即使屢敗屢戰也甘之如飴直到交出成果,這種遊戲玩家的特質,也是成為卓越人才必備的條件
說到底,過關愈多,就會發現自己前進的障礙降低了,無形中,自己也在「練功」的過程中提升能力。把闖關遊戲的「挑戰、愉悅、成就感」等遊戲元素應用在工作中,把難題當挑戰、將變化當破關,對內對外都能獨當一面、可攻可守,不僅善於掩護隊友也能主動出擊。因應變化的速度感與彈性、迎接挑戰的熱情,排除萬難交出成果,才是戰無不勝的卓越工作者!

Monday, November 10, 2014

征服早晨的人,就能征服自我!時間管理3技巧,奪回自己的人生節奏

/陳立唐

想早起利用上班前的時間練英文,卻時常睡過頭;一個小時完成的事,卻不知為何花了兩小時;工作到一半,才驚覺期限將至,懊惱自己竟然連工作規畫都做不好。日本廣受矚目的年輕創業家清水章弘,在他的書《習慣改變了,頭腦就會變好!》中提到,多數人無法有效地管理時間,是長期養成的壞習慣所致。改善的第一步,就是記錄並分析時間
先有好的習慣,才有好的時間管理。想要奪回自己的人生節奏,不妨從今天開始,培養作者建議的3個好習慣,讓自己徹底獲得更好的職涯發展機會。
1.征服早晨的人,就能征服自我:
清水章弘表示,要養成早起習慣,首先要打破「晚起」的惡性循環。先「強制」讓自己在某一天早起,當夜就會提早感到疲憊,然後早些休息,隔天也就能再早點起床。
另外,事先準備兩個鬧鐘,一個放在「伸手可及」的地方,另一個放在「伸手碰不到」的地方。並在起床後馬上去曬太陽促進腦部清醒,減少回到床上的機會。久之就能建立正常作息,打好時間管理的基礎。
2.訓練敏銳的「時間感」「急迫感」,創造多餘時間:
作者分析,大多數人都是以正常的速率工作,如果將原本60分鐘才能完成的事,縮短至45分鐘。那麼,多出的「15分鐘」,就又能夠拿去做其他事情。他認為這就是「創造」時間
所以,在進行任何工作之前,可試著利用碼表,設定比平常更短的步調倒數計時。在這樣的急迫感下,能使人更加集中精神,提高認真程度,取得更多成果。
3.排定順序,從重要的開始執行:
安排行程時,最常使用的工具就是「倒推法」,先確定終點和完成時間,從結尾往回推算流程,以釐清每階段需要進行的事項。而更好的做法,是按「重要程度」來調整。若能先處理好對最終結果會產生巨大影響的重要工作,其餘部分最後也能處變不驚,自然而然就能更有效率地達成目標。

Sunday, November 9, 2014

虛心求教、沙盤推演,3招成為主管的盟友


/張玉琦
因為部下不能挑選主管,每個上班族或多或少都遇過不喜歡的主管:暴躁易怒、太自我中心或不肯下決定擔責任。這時部屬的向上管理技巧就是關鍵。人力培訓中心FeelWork負責人前川孝雄建議,向上管理的重點是,了解主管的立場與思考方式。公司對主管的要求是什麼,主管怎麼看待任務的優先順序,偏好團隊的工作方式。部屬如果不了解這些,就很難讓主管聽進你的意見。

針對幾種部屬比較不拿手的上司類型,前川給了幾點相處建議。

1.提出意見時,加入謙虛的「我」,成為難相處主管的心腹:
每次要提建議或企劃時,把「我」加進去。講話時減少客觀性,增加主觀但客氣的想法「看了這份報告後,我有一點想法,」講完之後再詢問主管的意見,「那麼您認為如何呢?」這樣可以避免給人自認為自己的意見一定正確的印象。如果主管說「我不這樣覺得,」你更要問他「可以請教您這樣想的原因嗎?」如此深究主管的思考邏輯,了解主管認為工作孰輕孰重,從中找到能夠說動他的方法。

2.事前沙盤推演化解風險,讓不肯擔責任的主管也能下決定 :
主管的工作之一就是擔當責任,因此他們特別著重在評估風險也是情有可原。如果想要推動主管下決定,最重要的是事前就找出所有可能的危機,逐一擊破,比如事前想到「這個提案可能會遭到生產部門的反彈,」那麼就要先去找生產部門商談,確定沒問題之後,跟主管報告時就可以一並說明「生產部門的經理也同意協助我們,」藉此化解主管的不安。如果提案順利進行了,不要忘記感謝主管「謝謝您同意這個計畫。」讓主管更容易通過你下次的新提案。

3.告訴易怒的上司,我跟你站在同一邊 :
如果面對的是暴躁易怒的上司,跟他理論無異於火上加油。用情緒回應情緒不是明智之舉,當主管生氣的時候,總之先讓他看到你乖乖悶著頭挨罵的樣子才聰明。情緒化的人通常怒氣不會持續太久,隔天他們自然就會冷靜下來。到時你再好好說明「我沒有反對您的意思,我們都是想要解決問題」,「您所指正的部份該怎麼改善才好,請您不吝給予意見。」讓主管看到你想要解決問題的態度,他們的態度也會變好。

Thursday, November 6, 2014

最厲害的業務員不是舌燦蓮花,而是懂得單點突破


/謝明彧
在美國匹茲堡所舉行的一場全國銷售大會上,當時美國雪佛蘭汽車公司公關主管威廉帕爾在台上講了一個故事:我那時正打算在底特律買一棟房子,於是請來一個不動產銷售員。他是我這輩子所見過最聰明的銷售員。他先是在一旁聽我說著,一會兒之後,他便發現我這輩子一直想要擁有一顆樹,於是從底特律開了12英里路,帶我進入某個樹林繁茂地段的屋子後院,然後說:「看看這些美麗的樹,一共有18棵!」我看著那些樹、欣賞著那些樹,然後問他房子的價格。他說:「X美元。」我說,「算便宜一點吧?」他連減少半毛都不願意。「你說什麼?」我說,「我可以用更少的錢買下類似這樣的房子!」他說,「如果您可以的話,決定權在您,不過您看看那些樹一棵……兩棵……三棵……四棵……」結果每當我談起價格,他就會數一下那些樹,他賣給我的其實是那18棵樹……房子只是順便!那就是銷售技巧,他先是仔細聆聽,等到發現我想要的東西後,就把那個東西賣給我了!

顧客在買東西時,一定會提出許多否決你建議的藉口,很多業務員都會嘗試回答客戶所提出的所有藉口,結果只是任憑對方用迂迴戰術搪塞自己,最後得到「我暫時不考慮這個提案了。」的回答,努力許久到頭還是一場空。所以銷售真正的重點,不在舌燦蓮花、駁倒對方每一個藉口,或對方提出什麼都答應,而是懂得「單點突破」,先聽,一直聽到最後,你就會找出最關鍵的問題(也就是對方最重要的弱點),這時在針對這點一舉突破,對方難以抗拒了

由人際溝通大師戴爾卡內基所推薦的銷售專家法蘭克貝特格(Frank Bettger)在《銷售的技術》中解釋,關鍵問題就是找出對方「基本需求是什麼?」「關注的重點(也就是顧客最大的弱點)是什麼?」

而要得知關鍵問題,做法上就是鼓勵對方說出不滿,對方通常會針對提案說出四、五個不買的原因,你不需要急著辯駁,只要先同意對方所說的每一件事,一直聽下去,你自然就會聽到一再重複的論點,發現什麼才是對方最在意的事情,因為講到最後,對方就會一直鎖定在最重要的那個原因上,這時,你就會發現對方不買的真正原因。然後等他說完,再回頭過來反駁這點,或針對這點提出解法,就可以了,因為這點就是真正的重點!也是唯一阻止他願意點頭埋單的理由。

Wednesday, November 5, 2014

郭子乾:就算台下只有3個觀眾,我也當是做千軍萬馬!


/謝明彧
我進入演藝圈已經很久了,大家雖認識我,但沒什麼代表作,直到近幾年的《亂講》系列節目,才奠定我模仿秀的定位。一路走來,我覺得我最大的優點,就是從不挑角色,有戲就演,有通告就上,有需要就上場。因為我覺得,一個人不見得能挑到自己想演的戲,但絕對接得到自己能做的工作。在那麼多爛工作中,總會讓你接到一個好的,但前提是你必須每個都去試,而不是坐在家裡等,那很可能等到老了,退出演藝圈都還等不到。

我還記得,15年前很盛行工地秀,那時小有知名度的我,工作之一就是擔綱工地秀的主持人。曾經有一次,開演的時間到了,我站上舞台,往下一望,台下居然只有3個人,而舞台上我和樂隊加起來一共是6個人,哇!6個人演給3個人看,這怎麼表演?舞台上面的人竟然比看的人還多!那是種極大的落差與不平衡,自信心簡直就快垮了。可是當下我告訴自己,自信心怎麼能讓它「灰掉」?就算沒人,我也要把它看成是千軍萬馬,麻痺自己、催眠自己。「哇!居然來了成千上萬的人,來看這場工地秀,」我催眠自己,彷彿現場擠滿了無數的觀眾,「好了!好了!前面的不要再擠了,舞台都快垮了,往後面退,往後面退一點!」「還有後面那個推土機的阿伯,不要在那推了,快來看秀哦!」我自顧自的大聲嚷嚷,賣力地炒熱氣氛,演到台下3位觀眾也不禁轉頭看一看旁邊,沒人;抬頭看一看台上,主持人在那胡言亂語。我還記得他們臉上的表情就是一副:「這個人是不是神經病啊?」

但是那場工地秀我非常有成就感,因為到最後,現場竟然有三百多人,不僅開始時的那3人從頭到尾沒走,甚至連商店的銷售小姐都跑出來看我表演。觀眾稀落的舞台,或許有人會覺得這是難堪的恥辱,但我覺得這是一種太好的磨練。大家都希望做任何事能順心如意,但很多事情你不臨場遭遇,你就得不到學習。因為做主持、做表演,我不也是「無中要生有」?觀眾就在那,你要拿什麼給他們看?

每場演出都是實戰,製作人不可能弄垮一場節目幫你做教育訓練。所以,所有的難堪、批評、不想遇到的窘境,其實都是絕無僅有的機會,老天是要讓你遇到這樣的狀況,讓你知道要怎麼化解,仔細想想,這是多麼珍貴的訓練

Tuesday, November 4, 2014

有了這九點 大家都愛和你做同事


/傑夫·哈登
不以自我為中心、喜歡與人分享成功和讚揚、喜歡傾聽,這樣的人總是令人歡迎。作家傑夫?哈登在本文中為我們分享了人們願與你共事的9個理由。

1.他們讓我們覺得自己很聰明 : 我們喜歡與之共事的人會令他們想出的主意聽起來好像我們共同想到的。此時,我們都會更努力工作。我們會向更大的目標努力,這有助於增加我們成功的可能性。

2.他們從不以自我為中心 : 我們願意與之共事的人總是會讓其他人的生活變得更好,因為他們覺得改善周圍人的生活是他們的個人義務。

3.他們總能找到一線希望 : 我們願意與之共事的人知道,每個巨大的目標都是每次很小的進步累積的,他們覺得每次的進步都值得慶祝。他們每次都能在滿天烏雲中找到一線陽光,因為他們知道總會有一線希望存在,只要你努力去找。這些人傳播樂觀情緒,而這往往是成功必不可少的。

4.他們喜歡與人分享成功和讚揚 : 而我們喜歡與之共事的人知道,最好的榮耀需要共用。他們從聚光燈下退回來,讓其他努力工作的人受到表揚和獎賞。更重要的是,他們看到其他人能夠獲得公眾認可有一種滿足感,因為那意味著人人都是贏家。

5.他們總是三思而後行 : 我們願意與之共事的人對好消息會立即作出反應,會立即給與承認、祝賀和稱讚。但當他們發現問題或意識到自己犯錯時,他們會花些時間思考,然後找出最好的表達方式。他們知道自己的言行可能產生持續性影響,因此他們盡可能保證自己的言行正確。

6.他們傾聽的時間超過講話 : 我們喜歡與之共事的人傾聽的時間超過他們講話的時間。他們集中傾聽其他人在說什麼。他們問一些看似不太聰明但更容易讓人理解的問題。他們讓我們感覺自己很明智,受到尊重。我們人人都喜歡這種感覺。

7.他們從來不主動尋求驗證 : 我們喜歡與之共事的人不太在乎額外的認證。他們更在乎自己的感受,他們唯一尋求的認證就是在自己身上尋求自我價值,允許他們將全部精力用於鼓勵、稱讚以及承認其他人,這讓人產生與他們共事感覺良好的印象。他們也能成為可敬的朋友。

8.他們不喜歡背後八卦 : 我們願意與之共事的人會找藉口偏離八卦話題或乾脆走開,他們不擔心為此失去傳播八卦者的尊重。相反,如果他們決定分享秘密,他們會公開自己的想法和感受,這絕不屬於八卦。他們是真正坦率的人,而我們所有人都希望周圍的人保持坦率。

9.他們從不誇誇其談 : 我們願意與之共事的人以謙卑樸實的方式分享他們的想法,他們很在乎我們知道什麼。畢竟,他們瞭解他們自己知道什麼。

Sunday, November 2, 2014

話要先想過再開口,3訣竅講重點、讓人一聽就懂


/楊修
說話「有重點」,要具備整理資訊的能力,才能簡單明瞭地傳遞訊息,讓人一聽就懂。以下3個訣竅,幫助我們說出內容清晰易懂的語句:

1. 先想好再說話 : 說話前,沒有事先思考要說的內容,話題東一個西一個,最容易使聽眾抓不到重點。
「王祕書,請把A公司寄來的信轉給我。還有,幫我把B公司的預約改到明天10點。噢!今天傍晚前,做好C公司的估價單,還要放進顧客特別折扣的項目。對了,剛剛說的B公司的預約地點,改在他們公司。」
這通電話留言就是典型「想到什麼就說什麼」的說話方式,重點模糊,讓人難以迅速接收資訊。
分析這通留言,要說的有4件事:「寄A公司郵件」「把B公司預約時間改到10點」「製作C公司估價單」「變更B公司預約地點」。將這些事項分門別類,資訊就會更清楚:「寄出A公司郵件」「製作C公司估價單」歸類為請別人代勞的事,「把B預約時間改到10點」「變更B預約的地點」則是變更事項。在與人溝通時,只要先幫對方整理好資訊,對方就可以輕鬆地接收到我們的訊息

2. 預告談話內容: 一開始就講清楚談話的大綱。以上述電話留言為例,應在開頭就說,
「我有兩個重點,一個是想請你代勞的事,另一個是變更事項。請你代勞的有……
只要在最初加上預告,再分別詳述細節,接收者就能夠掌握話題全貌,容易理解接下來的內容

3. 直接回答對方的問題: 當你對某人提出問題,得到的卻是一個牛頭不對馬嘴的答案,你難免會納悶:是你問得不夠清楚,還是對方沒聽懂你的問題?

D部長:「E先生,每天早上的業務話術訓練,都有確實在進行了嗎?」
E先生:「我們的訓練相當有系統。做法是開始進行訓練時,先明確舉出當天要達成的目標。訓練結束後,還會互相確認能不能達成目標,確認成果。」
E先生的回答沒重點的原因在於,他沒有自覺到問題和答案是否吻合。部長提出的問題是「訓練『是否』如實進行」,E先生應該針對這個問題回答「有或沒有」,再敘述訓練已確實進行的具體根據,而不是直接描述訓練狀況