早上的第一封郵件

文／楊珮玲

面臨超少子和超高齡社會來臨，從經營方式到商場策略再擬定，如何解救許多處於「夾心餅狀況」（上有老的、下有小的要照顧）的員工，保持高度工作戰力，是管理者最大課題。

要達到「工作生活平衡」，第一件要務就是不讓員工加班，能在規定工時中把該做的工作做完，員工才可能有時間和精力兼顧家庭並儲備精力，充實專門知識和活用創造力。

說來容易，但有太多企業達不到這個目標，原因可能有千百種，但身為管理階層，是否能夠以有效的方法幫助員工達到準時下班，也讓自己準時下班？善於利用早上的第一封郵件和晚上的最後一封郵件，達到員工進度「可視化」目的，已證明是許多實施WLB企業的最佳管理方式之一。

在日本大力倡導工作生活平衡的「工作生活平衡公司」社長小室淑惠，就是用早上的第一封郵件，幫助員工控制時間進度的人。她認為這是讓員工和管理層，開始充分了解工作流程和時間運用的第一步。

與其一早跳進辦公室，匆匆忙忙地一頭栽入工作，不如先用早上的第一封信，幫助自己整理整天的工作重點，同時將信件送給相關同事和上司，讓彼此了解工作進度和需要相互支援的業務內容，開會所需的資料也有共識，事前準備周詳以節省會議時間。

這個信件的寫法可以依職務內容有不同的形式，但小室建議最好能包含下列內容，例如當天的行程以每15分鐘為一個單位，每個不同的業務和預計所花的時間要成套一起寫下，最重要的是整個行程要以當天規定的工時內完成的時間為基準、以不加班為前提，同時每個業務要建立優先順序。

在收到部下的信件後，上司也可觀察部下使用時間的方式是否恰當，給予適時指導。某些計畫如果不需花費太多時間，上司也可給予部下明確指示或相互溝通，儘量縮減不必要的計畫或會議。同時由於相關部門者也都了解員工工作進度，也能有效削減重覆工作，充分掌握和使用時間。

剛開始員工雖然可能覺得要寫下這些事項，工作負擔反而增加，但寫早上的第一封信不需花太多時間，五到十分鐘就可解決，重要的是幫助自己也幫助團隊成員掌握時間進度和全體工作效率，達到工作過程可視化目標。

如有可能，也可利用下班前的最後一封信，整理和回顧自己今天是否達到早晨第一封信的工作目標和行程，哪些未達成進度的，原因為何。每周和月底可再回顧，主要希望找到最理想的工作模式和進行方式。

經由反覆檢討和改進，光透過早晚郵件報告和回顧的方式，就讓不少公司達到減少總工作時間25%的輝煌成績。這個簡單易行的第一步，你是否也想試試看？