Monday, October 19, 2009

提升會談效率 掌握人心


文/呂宗昕
會談不僅僅是動動嘴皮子的簡單運動,更是人際溝通與商業行為的基礎。
會說話的人懂得抓住重點,節省時間,又能讓人歡喜愉悅。
不善說話者常常不知所云,浪費時間,又不自覺地四處惹人嫌。


「會談」這件事情,對不同職場、不同職位的人都很重要。若能在談話這件事情上多花些功夫思索,即可大幅縮短說話的時間,然後可將節省下來的額外時間,投注於其他更有效益的事務上。首先我們需先思考會談的目的為何,再行針對各個不同目的逐項強化。基本上,會談的目的有下述五大項:


一、促進溝通,增進彼此瞭解。會談可拉近陌生人之間的距離,促進彼此的瞭解,消弭上、下位者的緊張對立,協助客戶明白公司的立場,也幫助公司掌握客戶的需求。會談可謂是人際關係的良好潤滑劑。


二、傳達重要訊息。文件或Email的溝通有時較為生硬,或因語意不詳而容易引起誤解。當面的會談可直接傳達所欲表達之訊息,可做詳盡的補充說明,或婉轉地解釋訊息背後的前因後果。


三、探悉對方反應。在會談中,傳遞訊息後,就能得知對方的反應是正面接受,是負面排斥,還是不置可否。依對方不同的反應,再行逐漸調整應對的方向或談話的內容。會談中最忌過快拋出「Yes/No」的問題,若遭到對方一口回絕,將使原有的融洽氣氛迅速急凍,導致會談不歡而散。


四、獲得重要資訊。在會談過程中,我們可以瞭解會談者對職場生涯的規畫、對公司內部的期待、對公司產品的需求、對市場經濟的看法、對景氣變化的因應策略等。這些資訊的累積,可協助自己更加瞭解公司內部職員、公司外部動態、市場變化趨勢等。充分的資訊可幫助我們及早做好準備,未雨綢繆地防患於未然。


五、達成共同意見。公司內部會談的最終目的是為了達成共同意見,建立共同協議;公司與外部會談的最終目的則是為了簽署合約,或是取得客戶訂單。一次的會談未必可達成預先設定之目標,但應該在會談之後,明顯感覺已向目標逐漸邁進,並預期在有限的時間內,雙方能夠進而達成共識。


會談不是耍嘴皮子的「雜談」,而是在詼諧、風趣、幽默的氣氛中,進行正經要事的晤談。會談是藝術,也是技術。掌握會談的技巧與目的,可節省時間,亦可掌握人心。

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