文／李奧．巴伯塔
你是電子郵件的重度使用者（heavy user）嗎？你每隔10分鐘就要檢查一次是不是有新郵件嗎？如果你正為了每天收發電子郵件次數頻繁，造成工作效率不彰而痛苦不堪，就看李奧‧巴伯塔（Leo Babauta）提出的6個電子郵件收發訣竅：
1.規定每日收信次數：最理想狀態是一天只收一次信；然而，對大多數人而言，可能一天收信兩次會更為實際。如果工作性質與內容使然，必須更頻繁地開啟信箱（例如客服人員），或可考慮限制自己一小時收一次信（例如，設定每個整點後的10分鐘收信），以免因為不斷地確認收件匣，而一再中斷手邊的工作。
2.找出最佳收信時間：如果一天收兩次信，上午10點和下午4點是很好的選擇，因為你可以在上午的中段收信，知道自己有沒有緊急信件，也為自己在下班前，留有足夠的時間處理信件。不過，每個人的工作情況都不同，所以最好能審視自己的工作習慣、例行作息和需求，再決定哪個時間收信最合適自己。不論你的選擇是什麼，一定要能貫徹到底。
3.絕不以收信展開一天的生活：早上收信，代表你默許電子郵件決定自己接下來的行程，也等於放任自己處於被郵件纏身、無法脫困的危險之中。
想要根治起床之後立刻打開電腦收信的「收信毒癮」，可參考以下兩個步驟：
第一步：開啟信箱之前，停下來冷靜思考；
第二步：讓開信箱成為「有意識」的決定，仔細思考「收信」與「達到目標」之間，究竟孰輕孰重。
4.關閉提示功能：如果你有使用電子郵件提示功能（例如，提示音效、跳出訊息或動畫），建議你立即關閉這個功能。提示只會干擾手邊正在進行的工作，打亂行程、脫離步調，讓你被突然想要寫信給你的人牽著鼻子走。關掉收信提示功能，只在事先設定的時間裡收信，你將驚喜地發現，原來一天能完成這麼多事。
5.堅持到底：把收信規則寫下來貼在牆上：「只在上午10點和下午4點收信！」（或者是任何你選擇的時間）。每當想要收信的念頭浮現，立即停下動作，深呼吸，然後重新專注在手上的工作，這麼做的回報是——你能專心完成更多事情。
6.惜字如金：限制自己每封信的內容只能寫5行，只寫真正想說的話。每個人可以訂下不同的長度上限，不妨實驗幾天，找出最恰當的長度，並盡可能嚴格遵守。限制內容長度將迫使你只表達最想表達的中心思想，同時又能減少寫信的時間。
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