降低虛擬團隊溝通障礙：電話與語音留言要訣

文／丁永祥
溝通行為，是虛擬團隊最常產生問題的地方，因為人在與對方溝通的時候，經常是用自己理解的方法進行溝通，接收訊息者，也經常是用自己理解的範疇去進行解碼，所以訊息在傳達者與接收者兩端，等於會遭遇雙重限制／障礙，特別是語言文化不同或是使用不當的傳達工具時，狀況最為嚴重。
降低虛擬團隊溝通障礙的方法，就是確保團員彼此能清晰表達自己的想法。
「清晰」的意義在於對方對於訊息的理解，是否和傳達者心裡的意思相同，所以遠距溝通的時候，發出訊息者，必須檢查對方對於訊息的反應、找出訊息容易混淆的地方，並且在必要時，運用輔助工具，或是改變傳達訊息的工具。
電話與語音留言的要訣：
● 搞清楚團隊成員與客戶喜歡用哪一種科技來進行溝通，並持續使用這種科技，直到無法適用為止，同時也讓對方知道你的溝通科技偏好。
● 打電話前，一定要先想清楚目的，還有內容。
● 掛電話前，先檢查彼此對溝通內容的理解。
● 溝通時，不要同時做其他事情。
● 使用和善的語調，即使在催促、批評時，也是如此。
● 每次語音留言不要講太多事。
● 每次語音留言結束之前，一定要先留下和你聯絡的最佳方式，以及你的電話號碼。
● 不希望被轉述的訊息，就不要放在語音信箱中。切記，語音留言可以保存、轉寄。