文／謝明彧
確定簡報採用的流程架構，列出簡報大綱之後，下一步就進入簡報投影片的製作。在這個階段，「如何按照大綱安放內容」「如何將繁雜資料濃縮成要點」「又該放多少資訊在投影片上」將考驗簡報者的功力高下。
精簡二原則：只列關鍵字、1頁1主題
《成功簡報》一書作者珍妮佛‧羅騰多（Jennifer Rotondo）表示，簡報內容無論多寡，務必謹守「精簡」原則，只放上「要點」即可。
精簡的第一個準則，就是「切勿將所有資料文字直接貼入投影片」，這也是簡報時最常見的大錯。投影片只是協助簡報的一項工具，簡報者應藉由口頭演說來傳述想法，而非將所有說明文字及圖表都放到投影片上，否則反客為主，只會讓簡報失焦。
《第一次簡報就上手》作者黃彥達則建議，除非是引述名人話語，否則一定要避免在投影片上置入成段、成句的文字，僅需列出重點句或關鍵字，其餘細部內容再由簡報者口頭說明即可。
精簡的第二個原則，則是「1張投影片1個主題」。黃彥達認為，一頁投影片最好只說明一個小主題，無法歸類在同一主題類別的資訊，就不要放在同一頁面上。如果內容是條列式，一頁也以5個條列句為宜，過多不僅顯得擁擠，資訊量也會超過聽眾負荷；如果放的是圖表，一頁則以一張圖表為限，兩張以上的圖表並存於一頁，很容易造成聽眾混淆。
濃縮二方法：刪除連接詞、重組關鍵字
在精簡的前提下，如何將冗長的文章，濃縮成要點短句，將是簡報者在整理資料時的重要功課。
《不必說話就贏的簡報術》作者天野暢子寫道，其實只要「刪除連結詞」，就能快速將長篇大論化為條列式的幾個重點。
例如「呼叫器的缺點是就算收到訊號，也必須先找到電話，才能取得聯繫。不過，行動電話則是可以在需要的時候直接通話，甚至無法通話時，依舊能透過簡訊聯絡」這樣一段文字，在刪除了「也」「不過」「甚至」等連接詞，就能拆分成幾個清楚的短句：「呼叫器的缺點：必須主動回電確認聯絡內容」「行動電話的優點：①可直接通話；②可透過簡訊聯絡」。
濃縮長文的第二種方法，則是「先抓取關鍵字，再重組句子」。在做法上，先刪去無意義的虛詞，再將留下的文字重新排列，就能將長文化為主題明確的短句。例如「這次要介紹的是神奇毛巾，其最大特色就是超強的吸水力」這段文字，透過抓出「神奇毛巾」「特色」「超強」和「吸水力」4個關鍵字，就可重組成「吸水力超強的神奇毛巾」一個短句。
No comments:
Post a Comment