Wednesday, February 18, 2009

讓別人了解你的想法,說服你的同事

文/文及元
討論力:從全家共進晚餐時開始鍛鍊
開會是上班族不可迴避的場合,對有些人而言,會議現場是展現能力的舞台;對某些人而言,則是痛苦的場合,不敢主動發言,更怕被點到要發表意見。大前研一認為,缺乏討論力,未必與語言(英文)的程度有關,而是人們太少訓練自己在公開場合發表意見,讓別人了解自己的想法,更別說是與人議論了。

家,是討論力的最佳培訓所:親子間的對話,全家共進晚餐時的交流,都是鍛鍊討論力的絕佳場合。父母應營造一個開放的環境,讓孩子暢所欲言,盡量避免命令式的口吻,這樣不但容易引發孩子的叛逆情緒,也會壓抑他們的獨立思考。大前研一觀察發現,「只懂得發號施令的上司,通常不善於管理部下,因為部下也會像兒女一樣,看到他時只想逃走。」

學習麥肯錫會議技術:在麥肯錫工作二十餘年的大前研一,對於麥肯錫的會議非常推崇,將之形容為一個「知識戰場」,而沈默不語的人就是要被批判和評等的對象,因為「對自己不能認同的事物提出反對言論,是(麥肯錫)員工的義務」。為了避免為了發言而發言的弊病,大前認為應該在強制發言之外,還要規定論點一定要有事實依據,而且要是自己思考、分析過後的獨立見解,不能穿鑿附會。

和上司對話:養成了討論力,一定很想有展現的場合。在公司裡找到了解你的上司或同事,然後向對方陳述你的想法。不要害怕不知道如何向上司表達意見,只要隨時預想公司未來會面臨的問題,並且思考因應之道,待時機到來,就是你展現成果的大好機會。

談判力:解讀5年後趨勢的能力
談判力並不是「技術」,而是「解讀5年後趨勢的能力」,特別像是購併案的談判,多半不是為了「現在」,而是為了「未來」。談判也不同於一般人所想,並非「花腦筋」的智取,而是「費體力」的粗活;換言之,談判其實是一項勞力密集的工作。

做好暖身,掌握所有相關資訊:談判取勝的關鍵,通常在於進入正題之前的暖身工作,因此在談判之前,務必要事前做好完整的功課,深入調查對方的背景、興趣、出身、學經歷,與最近接受媒體採訪的言論,做為從「暖身突入談判」時的「關鍵字」。成功的談判,不是讓對方站上自己的擂台,而是自己要突入對方的擂台。因此,企業內許多善於談判的人,往往並不是辯才無礙的雄辯家,通常是剛毅木訥的人,因為他們會讓對方產生已然掌控談判大局的錯覺。然而,能夠趁著取得對方信任,突襲踏上對方的擂台的人,才能成為談判贏家。

先閒話家常,再切入正題:見面之後,千萬不要直接進入正題,也不要自己滔滔不絕、說個不停,而是從閒話家常談起,讓對方自己說得比自己多,一開始只要聆聽即可,等到對方信任你之後,趁著對方提到某一個「關鍵字」時插話,例如「您老家是○○」「最尊敬的人是XX」,等到對方放下戒心之後,再猛地突入、跳上對方的擂台,切入正題。

說服力:先說結論,讓聽眾掌握重點
20分鐘演說訓練:一般人很少有機會可以自我訓練即席演講,最簡單的演說訓練,就是找一個家庭聚會或讀書會的場合,在杯子中倒入半杯水,以此為主題,有人針對「半杯水」主題演講,其他人則針對「半個空杯子」做發揮,時間約20分鐘,培養即席演講的膽識,以及說服的能力。
15行字結論:許多工作者都必須對上司、客戶簡報,大前研一觀察到一個有趣的現象,那就是以「說話」為主的溝通傳達,比「視覺道具」更有說服力,尤其是對許多高階經理人來說,言語溝通反而比炫目的PowerPoint等「視覺花招」更容易了解。

一般簡報提案,最長不會超過45分鐘,而簡報者在正式報告之前,通常會花費數十倍於45分鐘的時間做準備,不過對聽眾(客戶或決策者)而言,要看完一疊厚厚的簡報資料,實在是一種折磨。因此,簡報者最好能從一疊簡報中挑出15行字做為結論,而且先說結論,讓聽眾迅速掌握重點。

「3個問題」的力量:想讓簡報成功,千萬別輕忽「3個問題」的力量。「3個問題」是指對自己的企畫書提出疑問,然後準備好3個答案,應付可能被問到的問題。能夠「接住」聽眾的問題,並且「投回去」,一接一投之間就像投手與捕手的關係,問題與回答有來有往,才能增加簡報說服力。

自言自語的錄音:「如果是我,我會這麼想。換成是我,我會這麼說。」在對客戶簡報之前,可用錄音設備(數位錄音筆、iPod、MP3)錄下自己準備對客戶說的話,說完之後再聽一次。 如果連自己都覺得沒有說服力,或是還有改進的空間,就把報告內容修改到滿意為止。
英語力:以英語表達自己的想法

鍛鍊英語能力時,重點在於以英語表達自己的想法,而非拘泥在細節的錯誤、發音的腔調上。也就是說,語言只是一種傳達想法、彼此溝通的工具,重點並不是在於語言本身。
鍛鍊「英語耳」:為了建立「英語迴路」,首先要鍛鍊「英語耳」。在家時,一邊做家事或工作、一邊收聽CNN或BBC電視新聞。第一次聽先別管在說什麼,聽就對了,目的在於習慣英語的速度和語調。

培養「英語口」:練成「英語耳」之後,還要培養「英語口」,亦即複誦一次自己聽到且聽得清楚的英語。這個階段也不用理會是否了解英語的字面意義,更不用在意發音是否正確,只要能夠了解「TPO」(Time、Place、Occasion),抓住英語詞彙或句子使用的時機、場合與情境。最後一個階段是勤加練習,讓自己的英語更加精確。

看電視學英文:每天看電視是很浪費時間的事情,但如果對於增進英語能力有幫助,就可以適度接觸,例如只鎖定CNN、BBC等新聞頻道。

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