沟通的九十秒原则

文/邹开莲

面对人群，总是词不达意？想说的太多，听众却昏昏欲睡，或玩起手机？锻炼声音、肢体表情，让沟通一次到位。

最近参加一个基金会活动，看一群十来岁的孩子在结业典礼上，练习在九十秒内，对父母表达感谢。

有些孩子很害羞、有些说话又多又急，有的讲话摇摇晃晃。有趣的是，大多数人都做不到看着家长的脸说「谢谢」。一开口尽是「然后…然后」，不知九十秒里塞了多少「然后」，台下都笑了。接着，一位女孩带着微笑、自信上台，表达有条不紊，立即让人刮目相看。沟通能力，尤其是语言表达，不是天生，而是训练的。台湾人从小到大，多被动学习，很少练习表达想法。长大后不只缺乏口条，说话也缺乏逻辑与说服力。一到社会，才发现会做、不会说很吃亏。经常在国外工作，更强烈感受，愈想往上走，语言沟通这门学问就愈重要。

日前参加一场由美国科技网站AllThingsD在香港举办的论坛。主持人是老资格的科技记者，各场与谈人，皆是全球科技网络大咖。我第一次参加这个论坛，心里颇紧张。前一晚，总公司媒体关系主管替我做预备。他问了几个问题，像亚洲网络趋势、雅虎在亚洲有何不同于全球的策略。这些都是我天天在做的事，也回答过这种问题好多遍。但他要我用九十秒回答每个问题，又是英文，我发现以前习惯用「论说文」回答媒体问题的方式，完全行不通。我同事说，「原则很简单：说你要他们知道的，用故事、举例很有效，最重要的是活力和自信，让他们想听你说话。」

的确，我们往往把要传达的话，埋在一堆数据信息里，却忘记沟通单纯的目的。

我发现很多人常犯的错误：第一，想说的太多，太多细节，反而模糊重点；第二，一直讲，没有停顿和反馈；第三，声音肢体没「表情」，缺乏吸引力。或许你也有这样的简报经验：一张投影片好多重点，再加点插图、避免枯燥。一上台，三十分钟简报，第一张就讲了五分钟，还有二十页，下面的人开始看手机…。我一直有简报内容过多的问题。有次请教一位澳洲讲师，他问我，「你想告诉老板什么？希望他做什么？」

首先，他叫我把简报放到缩小排列模式，用一句话说出每张重点，再检视内容是否符合那个重点，不符合就删掉，尽量简洁。最后再看整个简报是否达到默认目的；并提醒我每张投影片不要超过两、三分钟，且一定要停顿，让注意力停留在自我身上，而不是投影片上。用这方法，内容果然简洁有力多了！我的工作，几乎八成时间花在各式各样的沟通上。我发现，有效的言语沟通，对领导管理极为重要，甚至是凸显实质内涵，最关键的外在能力。

不论你今天在组织里什么位置，抓住机会就练习，这项投资绝不摃龟！