Tuesday, December 25, 2012

你到底在忙什麼?15分鐘讓工作「正向循環」

 / 李欣岳
曾感覺永遠被事情追著跑、卻不知道整天在忙什麼的梁百鋒,透過睡前15分鐘的「覆盤」,不僅徹底改善了自己忙又盲的情形,更帶入團隊領導,一起work smart!對聯想(Lenovo)台灣分公司總經理梁百鋒來說,15分鐘的魔力,發生在每天睡前——他會「覆盤」一整天的工作內容,並以此修正、計畫隔天的工作。覆盤是圍棋的特有術語,意思是兩位棋手對弈結束,雙方或是其他棋手再將對弈的過程,按照落子順序逐步重來一遍,探究對弈內容,作為精進棋藝的方式。
覆盤觀念,讓聯想直衝PC龍頭
根據研究機構Gartner統計,今年第3季,聯想首度擠下惠普(HP)登上PC龍頭。去年11月,美國《高速企業》雜誌(Fast Company)以「聯想新策略:防守與攻擊」(Protect And Attack: Lenovo's New Strategy)為題,報導聯想回頭深耕中國市場而逆勢崛起的過程,並指出,正是從柳傳志強調的「覆盤」出發,讓聯想找到成長之道。做為向全球經理人溝通的觀念,「覆盤」被直接音譯為“Fu Pan”,就像「功夫」譯為“Kung Fu”一樣,都有濃厚的中國風味,同時也有《論語》「吾日三省吾身」的獨特哲學觀。這套觀念,3年來在梁百鋒身上,有更多個人體悟。「身在瞬息萬變的3C產業,不怕犯錯,最怕犯了錯還不知道,」他指出。回顧加檢查,不再被時間追趕梁百鋒指出,他原本時間管理做得很差,日常工作被一個又一個會議填滿,「頭痛醫頭,腳痛醫腳,永遠被事情追著跑,愈做愈累,卻不見得有成效。」
延伸到團隊領導,改進、回饋更迅速
隨著覆盤愈來愈有心得,他也應用在團隊領導。例如,以往帶領零售團隊的通路調查(store check),都安排在晚上,範圍僅限於大台北地區,台北以外縣市得要利用週末。和通路商的應酬,也經常影響隔天工作。透過不斷覆盤檢討、嘗試改進,現在梁百鋒與零售團隊改用中午進行通路調查。因為時間充足,範圍可以擴大到基隆與桃園地區,並就近午餐。和晚上相比,中午人潮較少,經銷商也有更多餘裕,可和聯想交換第一線的銷售經驗、消費者意見。若有需要改進之處,當天下午就能進行,隔天一早便可得到初步回饋。無形中,團隊成員的工作與生活品質,都有明顯改善。
創造工作正向循環,跑在事情前面
對梁百鋒而言,每天覆盤、改進、再覆盤、再改進的過程,已成為正向循環。和許多上班族忙一整天下來,覺得「我今天怎麼這麼忙,卻想不起來到底在忙什麼」相比,梁百鋒因為每天工作時間過得有計劃、有準備,連帶也讓每次覆盤的成效更好,工作規劃愈發精準。他每天早上6點起床,8點前進辦公室,9點正式上班前,他有1小時的個人時間,瀏覽產業新聞與趨勢。他特別強調,每天覆盤後,一定要在隔天就嘗試改進的方法,從中找到優缺點,再回頭修正。透過不斷重複,習慣就能建立,也能慢慢創造出「覆盤讓工作更有計劃,有計劃讓覆盤成效更好」的正向循環。

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