Wednesday, January 29, 2014

工作排程如何傷害我的工作效率?挑出待辦清單隱藏的5個壞習慣


/Esor Huang
待辦清單可以說是一種任務收集和工作排程,「排程」則是最容易做到的時間管理步驟,但只知排程,卻不知要非常明確的避免下面這些壞習慣,拖慢了整個工作速度、影響了工作的品質。

壞習慣一:挑戰不可能任務 : 這個壞習慣就是不自量力,在一個短時間內想要排上所有任務,與其挑戰不可能任務,不如在工作排程時養成安排充足工作時間的習慣。不要覺得自己要比別人早做好,更重要的是一開始承諾一個自己真的辦得到的時間,而這也讓我們不僅做得快還要做得好,有充足時間才能兼顧效率所需要的「速度」和「品質」。

壞習慣二:不斷的疊加與累積任務 : 我們通常會把排程當作「加法」,而沒有思考「減法」的可能性。工作排程的第一步是如何「把任務刪掉」,去掉那些不重要的任務、改善那些繞路的步驟,讓自己的流程可以比別人更快。工作效率的關鍵其實常常是:「因為我做比較少的事情」,而不是我做事情的速度比較快。

壞習慣三: 太多的時間提醒 : 事情做不到,但是時間已經排上去,導致必須不斷回頭調整時間,這是工作效率上最大的浪費。或者正在做另外一個任務,然後鬧鐘彈出了一個不相干的提醒,打斷了我們正在工作的節奏。不是非要在某個時間做不可的任務,在工作排程時不用加上時間提醒,頂多確認是不是要今天完成即可,然後今天找空檔去完成

壞習慣四:沒有重要性差別對待的清單 :我們可能排上了許多小任務,其中大多都很簡單,我們當然也習慣先挑簡單的做,感覺自己已經劃掉了好多任務,做了很多事情,但為什麼最後還是無法準時完成產品?工作排程首先不是時間的排程,而是「重要性」的排程,要優先把最重要的事情處理完,而不是把更多事情處理完,注意到這樣的區別,才能讓工作排程不要反而傷害工作效率。

壞習慣五:缺乏目標導向的任務清單 : 不要只是依序完成每天的重要、緊急任務,這樣可能只是準時完成專案,卻無法提昇專案的品質。一個更好的工作排程方式,應該是隨時專注最終目標的提昇,我安排這個任務是不是會讓最終目標更好?還是更壞?還是沒有影響?這樣的任務清單會更有幫助。

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