Monday, April 20, 2009

花一分钟思考,写好email

作者不详,事后得知必将补登
在写e-mail前、完成后,花一分钟时间思考,将有助于沟通的准确性与完整性。

花一分钟,思考写前三问:
1.想询问什么事项?
写信给对方,是因为什么事件/事项/活动,要清楚写出来。一个项目可能有很多活动在同时进行,这封e-mail的目标是哪一个活动,是首要重点。

2.要沟通哪些细节内容?
e-mail里到底要交代对方哪些内容、沟通哪些细节?例如时间、地点、需要完成的任务有哪些等等。

3.需要特别提醒对方的事?
举例来说,以往接机都是在西门,这次改在东门,在e-mail里,可以用「10月25号下午4点,将在东门(以往是在西门,这次更改地点)接机。」信件里不用解释为什么更改接机地点,但必须为对方设想特别提醒的事项。

花一分钟,思考写后三问:
1.收件者能轻松确认主旨吗?
写完e-mail之后再看一遍,不只是为了检查错字,也把自己当成收件者,看看是否能清楚接收到主旨。

2.表达是否简单?
检查内容中是否不小心用了自认很清楚,却会让对方产生混淆的词汇(例如「尽快」「尽可能」「完整」的报告),并给予正确的定义。

3.内容能再精简吗?
能够用5句话讲完,就不要用一篇文章;能用两个字解释,就不要用一句话。写完e-mail后,强迫自己「还能不能再精简一点?」文章删到最后,就能够留下最重要的骨肉,这是让自己习惯用最精简、有效率的方式处理工作的方法。

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