Thursday, April 18, 2013

會議別在整點開,工作效率提升術


/waknow
要提高工作效率,必須了解自己集中精神時的極限,即使比別人都短(譬如三十分鐘),超過極限的工作也沒有效率,應該果斷休息。積極的休息,譬如簡單的運動能夠加速血液循環,讓疲勞的腦部藉由血液獲得更多養份,並將廢物排出體外。另外,美國太空總署發現「二十六分鐘的午睡能提昇駕駛表現的百分之三十四」。
 
工作到一半中斷時,如果情況允許就保持當下的狀態,省去整理和恢復原狀的時間,同時更快進入狀況。對經常執行庶務工作的人而言,在大量影印,或者到銀行和公家機關出勤時,都能利用等待時間聯絡事項,甚至是利用進行有聲教材進修。
對會議召集人而言,開會時間訂在如14:20分這樣非整點時間,能夠提高參與者對時間的緊張感,避免遲到。此外,散會的時間也務必要提早確定,增加開會效率。
 
對公司管理者而言,可以將午休時間提前或順延一個鐘頭,解決用餐時間餐廳人滿為患的情況。同時,由於1213點是一般公司的午休時間,這時的工作最不容易被電話打擾。
 
如果是右撇子,就將電話放在桌子的左側,在接電話時就不必放下手中工作,還可以直接記錄。接電話時先報出自己的單位和姓名,能避免撥錯電話造成的時間浪費。有時無法一次在電話中交談完畢的事項,如果對方需要稍後打來,就事先約定好來電時間,避免無意義的等待和擔心,甚至連外出都受到限制。需要集中精神工作時,使用電話答錄機。
 
使用活頁式筆記本,在插入新頁數時,可以順便翻閱周圍的活頁紙,發現有不需要的立刻抽出讓內容更正確精簡,減少查閱資料的時間。當日或隔日的待辦事項直接記在活頁式筆記本上,處理完畢就能取出,未解決的項目一目瞭然。
 
使用固定和順手的文具能確實提高作業效率,這通常是由公司統一採購;如果有向廠商索取
目錄,並記下商品的編號或正式名稱,就可以迅速補充到適合的文具。
利用商業書籍進修,需要注意出版(資訊)的時效性,另外,這類書籍的有用觀念通常都集中在各章結尾,所以不要有讀完整本書的想法。
 
利用目錄能夠快速選出自己需要的書,如果看過目錄還是無法理解主旨和架構,那通常就不是自己需要的書。再更進一步,可以先閱讀作者經歷和前言。

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