Wednesday, October 9, 2013

如何開好業務會議?又要開會了,你準備好了嗎?


/蔡明珊
美國《行銷管理》雜誌建議要開好業務會議,在會議前後要謹守:「選定主題」、「參與感」、「互動」、「彼此讚美」、「保持活力」及「持續掌握會議後續進度」等六項小技巧,讓開會不再是一種負擔。

1選定主題:會議主題要能振奮人心,不是只有幾個字,或隨意敘述一場會議主題,應要確切指出整年的業務目標與基調。最好能在3個月之前,儘早確定會議主題並仔細介紹會議內容,告訴業務同仁,不僅可以刺激他們的興趣,也可以鼓勵他們多多參與。

2參與感:要讓會議有趣,就是要與會者盡情參與。你優秀的業務團隊,不容許你開一個乏善可陳的無聊會議。「角色扮演」也是一種參與方式,例如可以讓與會者推銷各種產品,其它同仁擔任一般消費者的角色,透過這一層的練習,更加瞭解產品與消費者間的關係,也能讓會議變得有趣。

3互動:時間已經過了20分鐘,如果主管仍滔滔不絕講個沒完,你的屬下可能都已經睡去了。專家建議,要多嘗試不同的動腦練習,例如可以將業務同仁,分散成各個小團體,每個人都有參與感,而且可以討論各種解決方案。

4讚美、鼓勵:會議上口頭讚美或會後請吃一頓晚飯,都能讓業務人員覺得自己的努力的確受到上級注意。若能受到同事間的肯定與讚美,反而更覺得真誠與直接。

5保持活力:要讓與會者不覺得開會是緩慢、無聊、長時間的話,場地也是一項考量因素。專家指出,有時要避免那種盛大排場的宴席會議,因為在此種場合裏,一定會有酒精類飲料,「那一次大家試喝了15種伏特加,後來每個人都醉倒了,第二天早上根本全忘了昨晚的會議內容。」

6持續掌握後續進度:開完成功的會議只是個開端,不是會議結束。要持續追蹤後續進度,讓會議結論更能有效執行。首先,可以要求每位與會者寫下會後評估建議,搜集會後的統計資訊,並且要有「開放式問題」詢問與會者意見,可以給他們一點獎品以答謝其回應。

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