Monday, February 18, 2013

工作太多是藉口?沒做這10件事,你就擺脫不了加班


/Cheers雜誌

你的忙亂不是因為工作太多,而是因為沒有重點、目標不清楚,所以才讓工作變得愈來愈複雜,時間愈來愈不夠用。你的一天只有1,440分鐘,你能完成多少的工作?在資訊龐雜、速度加快的職場環境,我們必須在愈來愈少的時間內,完成愈來愈多的事情。「簡單」來自於清楚的目標與方向,你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。這正是生涯顧問專家比爾‧詹森(Bill Jensen)給所有工作者的衷心建議。這次詹森將「簡單」的概念運用到日常的工作實務上。根據他多年的研究調查結果,現代人工作變得複雜而沒有效率的最重要原因就是「缺乏焦點」。

因為不清楚目標,總是浪費時間重複做同樣的事情或是不必要的事情;遺漏了關鍵的訊息,卻浪費太多時間在不重要的訊息上;抓不到重點,必須反覆溝通同樣的一件事情。

換句話說,目標清楚、掌握重點、做好溝通,是簡單工作的不二法門,以下我們整理出10種最實用的簡單工作的方法,提供給你作為參考。
. 問清楚工作的目標與要求,可避免重複作業與減少錯誤的機會
通常的情況是,你不知道自己應該做什麼:這個目標對你的工作會有什麼樣的影響?這個目標對你的意義是什麼?當你釐清了所有的問題後,再開始工作。
. 懂得拒絕別人,不讓額外的要求擾亂自己的工作進度
拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力。只有你最清楚自己的工作情況,你必須對自己負責,管理自己的時間與工作,不應讓別人的額外要求,讓自己陷入忙亂的局面。
. 主動提醒老闆排定優先順序,可大幅減輕工作負擔
你有沒有適當的反應真實的情況?如果你不說出來,老闆就會以為你有時間做這麼多的事情。
. 報告時要有自己的觀點,只需少量的資訊即可讓老闆感到滿意
你要做的是利用重要的資訊或是數據提出解釋,一定要有自己的觀點,而不是模稜兩可的描述。
. 簡報時增加互動的機會,可縮短簡報的內容與報告的時間
一份好的簡報,必須能產生影響力,改變對方的決定。
. 有效過濾郵件,讓自己的注意力集中在最重要的訊息上
. 郵件內容盡量精簡,節省寫信的時間並增加對方回應的機會
. 當沒有溝通的可能時,不要浪費時間想要改變
. 只要取得信任,不需要反覆的溝通,同樣可爭取到你要的資源
10. 專注工作本身,而不是績效評量的名目,才能真正有好的表現
要有好的績效,你的出發點是工作本身,而非績效評量。你只要想到以下的問題:該怎麼把這件事情做好?你必須加強自己哪方面的能力?當你順利完成目標、有了具體的成果,自然會有好的評量結果。

No comments: