Sunday, April 13, 2008

做好「備忘錄規畫」,循序達成目標

文/謝明彧
事情老是做不完,常常因為只顧眼前,想到什麼就做什麼,結果不是把時間花在無意義的事情上,就是把重要的事拖到最後變得十萬火急,做得忙亂又做不好。
管理學之父彼得‧杜拉克(Peter Drucker)曾經針對工作提出3個重要法則:
1.做得更快;
2.做得更好;
3.做你現在應該做的事。

尤其第三項「做應該做的事」,乃是時間管理最重要的一環。所以,體認到「這就是現在應該做的事情」,並且為大小事情排出優先順序,然後依序處理和進行,就能按部就班地完成每件事。
在為事情排定先後順序時,首先應將自己所設定的目標分成「大目標」「中目標」「小目標」,接著將之區分為「本月目標」「本周目標」「今日目標」,最後再為這些目標設定優先順序,並全部記錄在備忘錄中。

這就是所謂的「備忘錄規畫」,也就是將目標仔細分類、並且將其筆記本化的做法。
「行動計畫」的英文是「Action Program」,而做好一份讓各項規畫一目了然的程序表(program),正是極其重要的事前準備。隨身攜帶這份程序表,並且時時審視,便能夠隨時概觀整體、展望未來(overview),工作就不會忙亂失序。

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