文/陳竫詒
繼續開沒重點又浪費時間的會議,你就必須繼續忍受爛績效。掌握五原則,開會其實可以幫工作效率加分。《開會開到死》的作者藍奇歐尼提醒,好的會議可以蒐集資訊,做出關鍵決策。掌握以下五大基本原則,有機會逆轉現狀,讓開會更好、更有效率。
原則一:清楚設定議題,沒準備,別來開會 : 為什麼要召開這次會議?想要藉此達成什麼?是會前最需要想清楚的。如果只是單純想要發布通知,也許透過電子郵件是更快、更節省時間的方法。清楚目的,才能清楚規劃議程的長短及形式。如果是要針對特定問題,做出決議,事前先提供相關的背景資料,有助與會者更快了解狀況。如果是腦力激盪,就要設計讓大家更放得開的氛圍。規規矩矩地正襟危坐,恐怕就不適合創意發想。
原則二:邀請對的人參加 : 「找錯人,會議將走向崩壞,」會議專家凱瑟認為,不必要的與會者可能把會議導到與自己需求相關的方向,偏離會議主軸。所謂「對的人」是指,與會者應該要有足夠的資訊以及知識,能夠提出有意義的貢獻,具有決策權或是會受到決策結果影響的人。
原則三:開始、結束都準時 : 準時,是會議有效率的關鍵。準時開始、準時結束,是避免會議冗長、無止無盡發散討論的好方法。會議主持人得時時抓緊會議節奏,如果有人沒有讀事先準備的會議資料,可以花幾分鐘做簡介,讓大家更快速掌握問題。若是遇到不斷重複過去重點的發言,就可以直接詢問有無新發現。當大眾陷入沉默,除了讓大家休息片刻短暫思考外,幽默引導也是需要的。
原則四:不要害怕衝突 : 處理歧見、尋求共識,是開會最重要的任務,一味追求和諧,是不可能在會議上反映真實狀況的。管理者要做到言行一致,不要表面鼓勵不同意見,卻在會後的執行全盤否決。
原則五:追蹤會議結論 : 會議紀錄需在一到兩天內完成。過程中的瑣碎討論不是重點,重點是要清楚標明會議結論、行動步驟、相關的負責人,以及完成時限,會議的討論才有落實的可能。透過會議解決組織的問題,協調團隊的運作,擺脫形式上的「升旗朝會」、不聚焦的「各言爾志」,讓開會幫工作效率加分。