文/莊晨伶
工作上每天有一長串的待辦清單，卻因為上司遲遲未批准提案，或是同事無視死線，讓計劃停滯不前。更糟的是，似乎只有自己在乎事情的急迫性，提供以下4大重點讓我們不失禮地督促他人：
一、表達死線的急迫性
不能要求一個不清楚死線的人準時，因此我們必須明確告知，越快越好。當在執行一項專案時，要在最初的面談或電郵聯絡便將截止時間說清楚，以電郵為例，更可以放在標題或內容一開頭以表達特殊的重要性與急迫性。如此一來至少可以確認對方從一開始對這個專案能有大致的時程與執行規劃。
二、別自我中心
人人往往是自私的——這聽起來很讓人沮喪但事實確實如此。進行一項任務時，人性使然，我們總會問：「做這件事對我有什麼好處？」同樣地，被我們交付任務的人也懷有同樣的想法，對方知道這件事對我們來說很重要，但他為什麼要在乎？為什麼要將它放在一長串代辦事項中的優先順序？
「因為準時是最基本的尊重啊！」大多數人這麼回答。這就是問題所在，工作當中有多少時候我們會設身處地為他人著想？——很少，因為我們總是只想到自己。我們應該以對方的角度出發，提供一些有利於他的誘因，例如完成這個專案能讓長官認可，說不定能因此獲得升遷等等。拋開自我中心，創造雙贏的情況。
三、主動追蹤進度
有時候你不想煩人地頻頻催促，也懶得寄一堆電郵追蹤進度，所以決定撒手不管，直到死線已過再突然現身，理直氣壯地質問對方：「我不是說過昨天就要妳給我這份文件了嗎？」這樣情緒化的言語對落後的進度毫無幫助，對方只會覺得你在推卸責任，為此燙手山芋感到心煩，甚至破壞雙方的關係。
未雨綢繆總勝過亡羊補牢，我們應該主動追蹤進度，視任務的規模來決定中途目標檢視的次數以及時間點，並與對方事先約定。如此能讓我們有更友善、合理的理由監督對方，掌握發展。
四、預先告知下一步
然而即使窮盡上述方法，還是有人依然故我，把死線當作參考用，既然柔性的方法無用，這時就可以對對方施以一些「小威脅」了。
人們總需要懷著點危機意識才有完成任務的壓力，因此可以在追蹤進度時向對方談談你的下一步。如果這個任務在對方手上停擺了，我們將會怎麼做呢？將會錯過客戶成交的黃金時間？或是轉交此難得可以展現工作能力的任務給其他同事？以對方在意的的面向思考，塑造一個不樂見的情境，當對方弄清楚後果的嚴重，通常能引發責任心並加速工作效率。
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