文／取材自《经理人月刊》10月号
设定目标、规画路径，重要的事全力以赴
在公司里镇日忙碌，却不知道自己在忙些什么；以为要把行事历填满行程，才算得上成功人士；自认已经非常认真努力，仍然得不到主管或同事的认同……
如果你有这些困扰，或许该是时候好好地思考，如何提升自己的工作效率了。而提高效率的第一步，就是先确定「目标」。只有设定好了终点，才能进一步规画其中的完成路径，判断哪些事情重要、哪些事情不重要，并把资源和心力投注在最大、最有成果的部分。管理学之父彼得．杜拉克（Peter Drucker）认为，知识工作者的效率，其实与个人的聪明才智无关。这意谓着，人人都学得会如何更有效率的工作。因此，从现在开始养成良好的思考习惯，让工作更有效率、人生更加美好。
如何把工作做完、做对、做好？PDCA循环：系统化拆解工作，持续发掘改善问题
「PDCA循环」是由4个步骤所组成的一套连续的管理流程，分别为计划（Plan）、执行（Do）、检核（Check）、行动（Action）。整个过程着重在目标的设定、计划的安排，及最终的成果回馈，可套用至企业的策略管理、部门的项目管理，或是个人的工作规画、时间管理等。事实上，PDCA循环背后的重要精神，在于以「系统化」和「逻辑化」地拆解工作上的议题。
对于「完成目标型」的任务来说，其中不乏有许多需要仔细推敲思考的工作细节，如果未能先行考虑各工作细节间的从属或顺序关联性，就一头热地跳进工作中，极有可能会顾此失彼，以致于无法得到预期成果。而PDCA循环能够提供一个完整的思考途径，经由良好地规画、准确地执行，再到阶段成果的检核，以及检讨后的改善行动，不仅能协助工作者顺利完成工作，更能持续且主动地挖掘并改善问题，使往后执行相似的过程更有效率、结果更卓越。
To-Do list上的项目又多又杂，该先做什么？艾森豪威尔矩阵：集中资源，投入最具成果的工作上
成功学大师史蒂芬．柯维（Stephen Covey）提到过去的时间管理强调效率，使工作者花费时间在「紧急的事」。然而若要让工作更顺利，则应把精神投入在「重要的事」。「艾森豪威尔矩阵」（Eisenhower Matrix，或称为「优先矩阵」）依「重要性」（important）和「紧急性」（urgent）为轴，将工作划分成4个象限，只要依「重要的事先于不重要的事，紧急的事先于不紧急的事」准则，就可定义出工作的执行顺序。而当遇上无法判断该项工作是否重要时，则可试着分析其影响全局的程度。善用艾森豪威尔矩阵，可集中资源投入在最有成果的工作，减少浪费资源在没有效益的任务上。
如何建立有效的工作制度，提高执行效率？工作包分解：详列人事时地物，明定负责人与期限
管理学家吉姆‧柯林斯（Jim Collins）表示，为提高效率，除了人员管理，更要建立起有系统的制度，两者配合，才能产生自由并负责的组织文化。建立有效工作制度的关键，在于「明确的工作拆分」：当执行者对自身任务必须交付的「成果」「日期」「成本」等要素了然于心，随着一件件小任务被确实达成，员工便能从一次次小成功中，建立起自信心。
做法上可以使用「工作包分解」（Work Package Breakdown），详列出工作的人事时地物相关执行信息，搭配让时间排程可视化的「甘特图」（Gantt chart），就是建立有效工作制度的最有力方法。
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