當重要產品即將上市，或是你的團隊預定要進行重要簡報，最後期限會引發腎上腺素激增，很容易就促使你在清醒時的每一刻都努力工作。不過，這情況當然無法長期維持，最後，我們不可避免地會身心俱疲。那麼，要如何讓高生產力變成習慣，並持之以恆？
第一步是要了解，生產力代表「用最佳方式來運用你的全部生活，而不僅是用於工作」。設計良好的個人生活，可以支持你在工作上的努力；適當安排何時與如何工作，讓你擁有豐富的個人生活。所以應找出讓兩者彼此互補的方法。華頓商學院教授Stew Friedman發展了「四贏」（four-way win）的概念，這個架構要求我們考慮，理想上，某項活動如何能在多個領域都對我們產生正面影響，這些領域包括我們的個人生活、專業生活、社區或公民關係，以及健康（心理、身體和靈性的健康）。
舉例:不要在辦公桌前狼吞虎嚥地吃三明治，而是與某位自己喜歡的同事一起吃健康午餐，這可同時對你的健康、你的專業生活，以及你的社群意識都有益。
待辦事項清單重要的是把任務跟完成那項任務所需的專注力互相配合。Tony Schwartz提到，重要的是管理能量，而非管理時間，例如，要大約每九十分鐘就短暫休息，以恢復活力。另有一項創新做法，每天都擠出更多的生產力，就是列出一張任務清單，上面都是必須完成、但需要較少心智能量的任務。
舉例:寫文章耗費更多腦力，我把寫作安排在早上，那是我頭腦最清醒的時候。把腦筋不靈活的時間，用來做低風險但必要的任務，像為了做研究而讀書，有生產力的時間，就可再延長至少一到兩個小時。
善用零碎時間也很重要。對大多數專業人士來說，在行事曆上有那麼大量的空白時段，是不可能實現的夢想。但行事曆上最常看到的，斷斷續續的短暫空檔，這些時段似乎就沒有必要規畫如何運用；自然只是回覆電子郵件，或者更糟的是，陷入社群媒體的漩渦當中，直到應該去做下一件該做的事情。
《給予：華頓商學院最啟發人心的一堂課》（Give and Take）的作者Adam Grant表示：「無論有多少時間可用，我都有許多小目標，想要完成一些事情。」我借用這個概念做了些調整，我的做法是，前一晚先檢查隔天的行事曆，找出行程上的空檔時段，然後列一張想在這些空檔完成的工作清單。
這張清單隨時都可能會改變：如果某位記者傳電郵，問我對一件突發新聞的看法，我可能會放棄原本的計畫，來回覆他的訊息。但在那些短短的時段中，知道我「應該」做哪些事情，像是訂機票、寫我答應別人寫的推薦信，知道該做這些事，讓我可能達成目標，阻止我浪費那些零碎時間。
生產力的祕訣，是讓你持續投入工作，並長期維持紀律。了解生產力對你真正的意義，讓你的能量配合手邊的工作，甚至善用空閒的零碎時間，如此一來，你便能在最重要的目標上獲得重大進展。
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