文/陳清稱
寫e-mail或報告是上班族經常要面對的事，然而許多人在工作多年後，卻仍然無法寫出一份令主管滿意的e-mail或報告，以下為寫e-mail或報告時應該注意的4個祕訣。
1.重要的話放最前頭，讓對方一眼看懂
不論是哪一家公司，哪一位主管，職位愈高的人，要看的e-mail或報告愈多，若是部屬的e-mail或報告開頭無法一眼看懂的話，對於時間緊迫的主管而言，根本不可能記得e-mail或報告的內容說了什麼。
因此部屬要養成在一、兩行文字之內，明確、快速地告訴對方「我想說的話」，一開頭就將重點說完，讓主管知道「啊，原來這篇是在說這件事」，至於不重要的話，則可放到最後再說或乾脆別說。
2.注意文句是否正確，避免造成對方理解困擾
寫完一個句子後，要慢慢地把它念一遍，藉以從中找出可能的錯誤，避免出現主詞模糊、主被動使用錯誤，以及一個句子中出現兩個以上的主詞等。例如「因公司財政，本部門第三季預算縮減之油錢補貼一事，已決定被取消，特此告知」，就不是一個容易令人理解的句子。
上述句子中的「本部門第三季預算縮減」與「油錢補貼一事」，容易造成混淆，不知道重點是要強調「本部門第三季預算縮減」還「油錢補貼一事」；而「決定被取消」則應從被動改成主動的「決定取消」。
3.報告要寫出「解決方案」，而不是「整理現況」
一份寫出「解決方案」的報告，遠比一份只有「整理現況」的報告，來得吸引人。例如，一份關於公司行銷的報告，就該明確寫出目前情況、競爭對手的行銷策略，消費者的偏好等，但這也只能稱得上是80分的報告而已，只有結合實際狀況加上自身觀點，並提出「解決方案」，才是100分的報告。
4.內容力求簡短扼要，掌握e-mail或報告節奏
簡短有力的文句，不僅順眼，更能精準表達自己的看法，不論是寫e-mail或報告，最好省略不必要的助詞，養成有條理的寫作習慣，例如「透過這次的新政策，我們可以期待它為我們帶來……」，便可精簡成「我們可以期待新的政策為我們帶來……」，內容精簡又有力道，讓閱讀的人印象深刻。
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