如何養成「系統習慣」？

文/杜書伍

「系統習慣」就是養成「先掌握全部、再拆解成部件」的習慣。

假如我們在日常的表達、描述、解說報表之際，能先說明整體、再說明部件，即是系統表達的習慣。而聽者順著表達的順序，接收時也會先接收到整體、再接收到部件， 如此一來就會形成講者、聽者都在演練這樣一個「先掌握整體，再掌握部件」的情形；而此一系統表達的習慣，將有助於延伸出個人建立系統思考、系統分析的能力。

為了營造「系統習慣」，建議準備報告資料時，個人都可強化下列三種表達方式。

第一，是Top-down的結構方式。

未來整個工作月報的結構，先整體再細部，呈現有結構、層次的表達；並且遇有統計報表時， 特別注意將「合計」的項目放在統計報表的最上方（過去習慣性會放最下面）。

第二，就是養成繪製「結構圖」或「流程圖」的習慣。

因為圖本身即代表一個整體，裡面的每一個方塊即是其部件，部件與部件間的連接線即是彼此間的關聯， 此法將有助於了解各部件之間的因果關係與先後順序。尤其人們是傾向於圖像式的記憶與思考，圖像的表達十分有助於講者的系統思考，以及聽者有系統的理解與記憶。

第三，是建立個人的工作控管表（control sheet）。

將所負責之工作，有結構的表達於一張工作表上，用於定期追蹤控管 ；此舉將有助於建立工作關照的完整度，並提高工作的精緻程度。

「系統能力」是所有能力的根源。當面對一項事物時，能先掌握整體，再進入分析組成部件以及其關聯性， 再由個別部件往下拆解、分析更小的部件，整個掌握事物的結構與層次，才能透澈了解整個事物的內涵。經由每一次報告練習「系統表達」的習慣，自然而然的，對養成系統思考、系統分析、結構分析等等的「系統能力」，將更有助益。