高成效的唯一秘诀：一次只做一件最重要的事

文/张玉琦

专注是效率的基础。真的把事情做完的人，做事都非常专注且充满活力，能在紊乱中仍旧深思熟虑，保持冷静。一次只做一件事，不但能完成最多重要的事，所花费的时间也更少。

多任务、分心＝效率不彰

根据美国精神病协会的界定，注意力缺陷过动症（ADHD, Attention Deficit Hyperactivity Disorder）的主要症状包括：经常无法专心在工作上；经常在面对面谈话时，好像没有在听人说话；经常无法好好安排工作和活动；容易因外界的刺激而分心。诚如ADHD治疗专家爱德华．哈洛威尔所言，现代职场环境已经让愈来愈多人出现注意力缺乏的特质（ADT, Attention Deficit Trait）。

对此，MIT史隆管理学院数字商务中心研究员麦可．史拉格（Michael Schrage）指出，分心最大的影响就是生产力和绩效表现。直接的证据是，分心会降低大脑「工作记忆」的容量。工作记忆指的是我们在从事复杂认知作业时，储存和运作短期记忆讯息的能力。过去，心理学家认为，我们的工作记忆能存放7项信息；现在普遍的看法则是，人最多只能同时处理2～4项组件，甚至更少。换句话说，在内存有限的前提下，同时处理多项工作任务，并不会扩充工作记忆，反倒会互相排挤，让你抓着新的就忘了旧的，变得健忘，就像ADHD患者一样：工作记忆无法持续记住「现在正在做的事」，只要有新的刺激出现，就会覆盖之前的记忆，只能专心于接踵而至的工作、处理当下的事物。

专注、投入＝最高绩效

虽然在高度竞争的职场上，多任务（multitasking）几乎已成为无奈的现实，但是当你同时处理两件或更多件任务时，情况并不是像是你认为的边开车、边讲手机那么单纯，而是在一连串事物上快速地转移注意力，每一次转移都需要重新聚焦。若是其中一件事情愈复杂，需要的注意力愈多，转换到另一件事所需要的「切换时间」也愈长，导致我们愈容易会遗漏另一件事的内容。

密西根大学大脑、认知与行动实验室主任戴维．麦尔（David Meyer）直言，透过训练，人们固然可以有更好的多任务策略，但研究发现，同样是完成两项工作，一次只做一件事的人所花费的时间，比起在两件事之间来回切换的人，节省了25%。

由此可见，专注是效率的基础，专注的经理人多半采用「由内而外」的工作方式，有明确的目标和优先级，也会确保所有活动都有助于目标的达成，所以会坚持每天什么该做、什么不该做，不让自己迫于时间压力与外在环境，而让急事、琐事干扰了重要的事。反之，缺乏效率的经理人则多半采用「由外而内」的工作方式，容易受到外在条件与情势的冲击，心理上也会因为工作内容、上司或同事而分心。更重要的是，当你专心一致，高度投入于目标之中，发挥出自我最大的能力时，你不仅能完成任务，你更会感到满足，毫不倦怠，对自己充满自信，觉得人生更有意义。