文/謝明彧
在職場上,無論是在會議上報告、向客戶提案、發表演說,或參加研討會等等,幾乎人人都要做簡報。簡報做得好不好,不只取決於內容花俏或口條清晰與否,更多時候是一個展現個人「實力」與「魅力」的場合,涉及嚴肅的結果,例如是否成功說服主管、達成交易、拿到案子、讓同事印象深刻。
簡報目的:帶領聽眾從「陌生」到「理解」
許多工作者在接獲「做簡報」的任務時,直覺反應就是想將手邊資料盡可能完整地呈獻給聽眾。對此,魏斯曼提醒,不管是會議、演說、銷售或研討會,所有型態的商業簡報都有一個共同目標,就是將聽眾從「起點」(一開始的狀態)推往「終點」(簡報者預期的目的)。
就心理層面來看,聽眾在起點時,往往對主題一無所知、甚至心存疑慮與排斥,所以簡報可說是一場讓聽眾從一無所知到充分了解、從猶豫不決到深信不疑、從排斥抗拒到內化為具體行動的「說服之旅」,絕非單向的資訊傳遞。因此,「溝通與了解」才是簡報的真正價值所在,先考慮聽眾想要什麼,再告訴對方「我可以提供什麼利益來幫助你」,逐步帶領聽眾「了解」簡報者的故事,並「相信」其中的訊息,最終採取「行動」。
說服捷徑:給聽眾一個採取行動的理由
人們多半誤以為,要讓聽眾了解自己想傳達的訊息,只要「告訴他們一切細節」就好,但不難想見,這麼做的結果,只會讓簡報堆砌過多無意義的「垃圾資料」,淪為枯燥的技術與數據報告,最終以失敗收場。原因很簡單,沒人喜歡聽長篇大論,聽眾只想了解他們「必須知道的事」。
而對商業簡報的聽眾來說,一定要知道的事就是:產品或服務的「特色」(feature)與「利益」(benefit)。前者指的是簡報者想要鼓吹關於個人、公司或產品的事實或特質;後者則是指該項事實或特質,能夠如何為聽眾獲利。
想要說服聽眾,就要特色與利益並重,在凸顯了產品或服務的特質之後,還必須將特色轉換成利益,給予聽眾一個採取行動的理由,而且要是「『他們』想行動的理由,而非『你的理由』,畢竟產品再怎麼有特色,若無法與聽眾的利益結合,也是枉然。
簡報4P:準備與練習,造就好簡報
也許你也認為,做簡報不外就是「製作投影片檔」和「上台口頭簡報」,但是別忘了,許多無效、無趣的簡報,也都包含了這兩個要件。通常大家認為最重要的兩個簡報步驟,其實只是簡報準備後的「結果」而已。一個完整的簡報流程,劃分為4個流程:始於「準備」(Prepare),再來進入「投影片製作」(PowerPoint)階段,接著展開「練習」(Practice),最後才是「口頭報告」(Present)。唯有完整走過簡報流程的「4P」,才能做出真正有效的簡報。下一次,輪到你做簡報時,不妨試試在「製作簡報」之前,先花時間做功課、思考聽眾的需求,讓投影片內容有意義;在「說簡報」前,設法構思場景與練妥話術,讓口頭報告成為一場精彩的的秀。
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