文／史蒂夫．席普塞(Steve Shipside)
無論是想改變他人的意見、籌募更多的資金，或只是試著把自己的觀點解釋清楚，對於任何商業活動，簡報都至關重要。簡報應該是工作生活的高潮時刻。這是你站在聚光燈下，嶄露頭角的機會，也是你為專案表達意見及影響他人的良機。檢視真正出色的簡報所需具備的一切要素，從研究到內容，簡報技巧以及日後獲得的回饋。只要熟悉簡報技巧，你也可以創造出一開始衝擊力十足，接著傳遞訊息、說服觀眾，最後在高潮時刻退場的成功簡報。
事前準備工作不可 少勘察地形
事先稍微勘察一下地形，絕對能讓你大有斬獲。勘察地形不只包括確定你和觀眾會出現在同一處，也讓你在踏進會場的那一刻，就知道場地的設計能夠符合你的需求。熟悉會讓人掉以輕心，如果簡報場地就在走廊後頭的辦公室，那你花在研究場地的時間，可能就不及在外國城市的演講堂。
這可能就是為什麼多數在公司內部做簡報的人常犯一個錯誤的原因：總是坐在桌子錯誤的那頭（接近唯一一個插座的那端），而讓一群資深主管坐在門口，不斷被遲到者所打斷。
簡報要切題
想從簡報中獲得你希望的結果，必須先讓觀眾獲得他們想要的東西。優秀的簡報者，就像出色的銷售員，能夠先找出顧客的需求，然後滿足他們的需求。
提供誘因
有時候訣竅在於先告訴你的「顧客」，你葫蘆裡賣的是什麼藥，不過基本原則還是一樣：如果要別人注意，必須先清楚告知他們，這東西對他們有什麼好處。試著想像這些人最急於達成、改變或解決的事情是什麼。回到你的簡報草稿，從頭到尾看一次，想想哪一點會滿足這些人關心的那件事。如果你覺得你的重點可能無法與觀眾的需求相符合，就必須回到草擬階段，試著拉近兩者之間的差異。
背景研究
背景研究和了解簡報內容一樣重要，因此優秀的簡報者通常會更進一步，做背景研究。深入了解觀眾的事業，使簡報更加出色。如果你想引用日期、數字、總額或事件，請確定這些資料無誤。數字往往很快就會過期，因此，簡報前再核對一次資料，看看是否有最新的版本。
如果還有其他同事一起做簡報，可以問問他們的簡報內容。如果和你同台做簡報的人來自其他公司，打通電話給他們，告訴對方，你對他們的簡報內容非常感興趣，因為你想確保彼此的內容不會重複。同時再詢問你的同事，是否有人曾聽過對方的簡報。
了解觀眾的事業
找出簡報的對象是哪些公司及個人，找出他們感興趣的領域、想擴充哪些領域，以及目前的表現多好（或多差）。如果你的簡報是會議的一部分，主辦者應該有與會人士名單，以及每個人出席的理由，這是得到情報的捷徑。你可以要求看看這份名單。可以四處打聽，或甚至直接與這些人談話，了解一些關鍵人士的情報。這樣你與觀眾至少有個接觸點，做簡報時這就是一項優勢。
內容簡潔焦點明確
從來沒有觀眾抱怨午茶時間來得太早。所謂簡潔，指的不只是簡報的總長度。句子也不宜太長，最好能夠一口氣說完，而且應該可以在不必停頓的情況下，清楚地說完每一句話，而不必在腦中組織。精確、有條理的簡報，總是會比天馬行空、毫無章法的簡報來得有效。簡報最常見的錯誤，在於想加入太多的重點。
保持自然
人們在草擬簡報時，常會以為，在演說中加入一些華麗的辭藻、借來的切入點、或專有術語，聽起來比較有學問或是有權威感。但是這些語言可能帶來反效果，讓人覺得你不自然、囉嗦，甚至更糟的感覺是浮誇而不易親近。
事實上，最出色的公共演說者，通常會盡可能使用最簡單的語言，因為如此將能獲得最直接的效果。當你大聲朗讀簡報內容時，問問自己，平時跟別人說話時，會不會使用這些術語或片語。如果平常不會使用到這些字句，就要改變簡報的語言。
幽默
簡報時帶點幽默是件美事，可以使會場的氣氛變輕鬆，也可以讓觀眾留下深刻的印象。但是請注意，添加一點幽默和說笑話可是兩碼子事。
切題
即便是專業喜劇演員，也不會場子還沒熱就開始講笑話。他們有一定的暖場步驟，或是其他暖場的動作，來幫助他們製造一種氣氛，可以開始切入重點，最後連到關鍵語。餐後演說者會等到充滿歡樂的一餐過後，才開始冒險向觀眾說笑話。身為報告者，你的任務是讓觀眾的注意力集中在你的重點上，因此，就算你把笑話說得活靈活現，贏得滿堂彩，除非這個笑話與你的重點直接相關，否則只會分散觀眾的注意力，因此你應該思考的是如何使幽默與你的重點相連結。
避免強迫性幽默
不帶任何幽默感的簡報，會比明顯想強迫觀眾發笑的簡報來得討喜。如果知道自己天生沒有幽默感，不要試著強迫自己成為這樣的人。在幽默感極重要的情境中，像是激勵性演說時，可以試著想辦法讓道具替你說笑話。卡通幻燈片、逗趣的照片或是在螢幕上放段引語，都可以在不需要任何演說技巧的情況下，使氣氛輕鬆起來。不要冒險說些沒有品味的笑話。就算真的引起少數人發笑，不論報告有任何成功之處，可能都會被笑話所冒犯的人所掩蓋
No comments:
Post a Comment