文／齊立文
開會似乎是組織活動裡的「必要之惡」。如果說開會的目的在於溝通，那麼經理人應該向團隊灌輸一種觀念，那就是溝通的關鍵在於「即時性」，而不是把團隊成員從手邊的工作拉開，把可以拿來執行任務的真實且寶貴的時間，都用在開會上。簡單說，有效能的經理人會善用真實時間之外的機會、活用非會議的方式來收集看法、傳達指令，而要做到這一點，關鍵點就在於科技。科技不但能幫助經理人在某種程度上取代會議，鬆綁所有與會者的時間，也能讓自己更開放、更容易被找到，展現出平易近人的感覺。不過，科技發展日新月異，經理人也不宜「為了科技而科技」，因此可參照以下4個原則，來判斷哪些科技或工具，最有助於你和你的團隊保持聯繫。
1.能多快就讓你收到報告？沒有什麼方法比接到團隊成員的每日例行報告，更能將開會次數降到最低了。部屬的每日例行報告，不但有助於經理人了解專案的進度、工作的成敗，也能夠深入掌握員工在工作現場所碰到的問題，並且徵詢他們的意見或建議。因此，基於快速收到例行工作報告且減少會議的考量，經理人應選擇能讓這類報告易於製作、傳送和存取的科技，包括電子郵件，或者透過網路建立可共享的檔案。
2.是不是能讓你追根究柢？有效率的經理人的開關永遠都是開啟著的，他們有著機警而追根究柢的本性，不會受到日程表和實際環境的架構限制，因此應選擇能夠讓人和資訊都容易親近，並且讓許多資訊都近在手邊的科技。善於利用網路科技，以搜尋及掌握充分資訊，已是經理人的必備技能，而隨著黑莓機和3G行動電話的普及，更使得經理人隨時都能追蹤自己與團隊成員的工作進度。因此，在接獲部屬的進度回報時，經理人若有所疑慮，或要進一步了解有關報告的後續問題，除了透過電話、簡訊或語音留言等方式溝通之外，也可透過線上即時通訊、語音郵件或視訊會議等軟體，立即詢問相關人員，並給予特別的指示——這類工具尤其適用於管理分散於全球各地的虛擬團隊。
3.和你團隊之外的系統是否相容？最好的溝通是能延伸到你的團隊或公司之外。在這一點上，目前已四通八達的電子郵件，無疑是最有效的工具，對於你公司之外的組織一起規畫或協調時，非常有幫助。
4.是不是真的必要？如果沒有使用某種科技的必要，就要三思而行。而且在考慮有哪些科技可用時，也要顧及你周圍團隊的電腦或技術程度。使用通訊科技是為了促成即時的溝通、降低差旅費用、減少不必要的會議，以及有效地管理虛擬團隊，如果一味地追求最先進複雜的科技，反而造成團隊成員的學習或溝通阻礙，那就本末倒置了。在很多情況下，電子郵件和語音郵件，仍舊是最基本、卻也最有效的溝通工具。
一個注重時間的經理人，會時時對於新的通訊科技保持高度興趣，因為他們在乎的是訊息的收集與散播功能，而非是否趕得上潮流、是否最昂貴或最先進。因此，一旦戒掉對於開會的胃口之後，經理人往往能發現，有許多科技工具能夠為他們所用。
不過，要藉助科技來促進意見交流，又能輔佐經理人的時間管理哲學，還要謹記「凡事適量」的原則。科技終究是少了語氣、表情、聲音、肢體語言的溝通工具，有時難免會發生過濾、甚至扭曲訊息的效應。所以，真正懂得活用科技的經理人，都會同時使用多種科技，並且會定期地詢問團隊成員和他們所接收到與詮釋的訊息，是否和他的原始用意相符，有沒有什麼不對的地方。
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