「问题与解决之道」流程，商业简报最通用

文 / 谢明彧

资料搜集时，应谨记「5W1H」，避免被其他有趣却无关的主题吸引而分心；简报大纲应包含导言、主体、结论，再选取合适的流程来串连这三类内容。了解简报对象与目的后，下个任务便是搜集相关数据。研究简报主题时，熟悉与陌生领域的资料搜集方法大不相同。

熟悉vs.陌生：视主题调整信息搜集法

碰到十分熟悉的主题，演示者应聚焦于「如何精准掌握目标对象的需求」，将信息搜集的重点放在「对于简报对象的了解程度」和「对方为何需要这项产品或服务」。

面对不熟悉的主题，研究主轴则是「如何快速让自己成为相关领域专家」，并将资料搜集的重点放在「如何才能取得正确信息」以及「如果碰到一些短期无法学会的技术性信息，该怎么办」。解决方法是「善用公司资源」。例如，尽管自己对于所要简报的新产品一无所知，但公司里一定有人知之甚详，只要虚心请教研发、营销、客服等部门的专家，并加以汇整，就能一窥全貌。搜集数据时，拥有能打听消息的人脉当然最好；但如果找不到人，对方的公司网站与文宣品，会是很好的研究起点。

必要vs.更好：依听众需求提供进阶讯息

无论搜集到的信息再怎么多元丰富，演示者都要设法将信息区分为两大类：「（听众）务必知道的」（need-to-know）和「（听众）知道了也很不错的」（nice-to-know）。前者指的是听众不能不知道的信息，所以务必要放入投影片中，以达到默认的简报目的；后者虽然重要性较低，却可以充当补充数据，以增加简报吸引力。例如，如果你即将向客户就软件升级议题做简报，那么「后端软件升级的必要性」与「软件由6.0版升级至8.0版可创造的效益」等信息，就属于客户「务必知道的信息」；至于「敝公司上半年度获利成长两倍」「软件的研发者」等讯息，则属于客户「知道了也很不错的信息」。信息分类的关键在于依照「听众需求」、而非「演示者的认知」来思考。否则，就算演示者说得再头头是道，万一内容并不是听众想听的，简报效果就会大打折扣。

导言→主体→结论：选取适合的流程结构

完成数据搜集与整理后，最后一步就是将信息分门别类，架构简报大纲。简报大致包含导言、主体、结论，如何有效连贯这三个层次，取决于演示者选取什么形式的「流程结构」。「流程架构」是演示者说故事的逻辑与脉络，用以带领听众从「单一投影片」提升到「理解整体」的层次，让人「见树又见林」。最适用于商业简报的形式，便是「问题与解决之道」：通篇简报环绕着问题层层开展，说明自己所能提出的解决方案，强调「我们对你有什么好处？」这种流程，正类似麦肯锡顾问们简报时常用的「金字塔结构」。

要小心的是，许多人使用「问题与解决之道」这种流程时，往往会过于强调问题的严重与复杂性，导致听众只听到一个又一个问题，却迟迟等不到解决方案。因此，比较恰当的做法应该是，先简要带过问题，紧接着说明解决方案，强调「我们能如何帮你解决问题」，因为这是演示者最希望、也最需要听众记得的内容。