狀況1：等請款完成後，才公告…
人力資源部門A君負責籌畫企業內部的業務訓練專案課程，直至開課前一週都還未見到相關公告。我想，每個人都有他的行程安排，再拖下去對於授課的業務同仁而言，恐怕在時間調度上會大受影響，應該儘早通知才對。
於是，我便主動詢問A君：「怎麼開課的公告遲遲沒有出來？」
A君表示：「我還在等會計請款作業，想將所有程序完備後，才正式公告業務訓練課程。」
我接著問他：「如果您等到開課前1、2天才公告，同仁早就安排好其他事情，無法參加怎麼辦？」A君說：我沒想到這問題…
狀況2：先處理第一批、再處理第二批名單…
主管交給B君一份名單，要他進行客戶開發作業。於是，B君動員轄下所屬10餘位Team members開始逐一過濾這份400筆左右的客戶名單。幾天後，主管又PASS進來一份在展覽會上所收集到的名單，約200筆左右，也希望B君能盡快處理。
B君面有難色地說：「上份名單的開發工作還在作業中，所以必須再一個多月才能開始處理這份名單。」
狀況3：先做完這件事，再做另一件事…
C君剛調到SMC部門。和以往工作性質大不同的是：SMC部門所涵蓋的工作範圍比較廣，所以必須身兼好幾類工作，C君當然也不例外，除了被指派負責某BU的業務訪談外，還需要同時肩負新的IDH（IC Design House）Survey與向客戶推廣平台的Solution工作。
C君面對Multi-tasking的新工作樣態，有點兒手足無措…。
※ ※ ※
平時在工作上，我們常常一件事情做完後，才會再做第二件事，這觀念似乎無可厚非，但是，在職場上，往往講究效率，所謂效率就是必須在“有限時間內”將工作執行的成效發揮到最大值，所以，我希望各位同仁在平日做事時，就能夠隨時思考要如何運用「併行作業」的彈性，既可避免工作打結、停滯不前，也可讓工作執行成效事半功倍。
所以我約莫以上述三種常在工作上困擾大家，讓工作打結的情況為例，希望透過併行作業的彈性思考與運用技巧，協助大家舉一反三，提高工作效率：
▌原則1：分頭作業，同時併行
狀況1是最典型的範例，當我聽到A君說辭後，我告訴他：以這件事來看，業務訓練課程的時間既然已經確定，就應該在預定時間內予以公告，因為無論請款作業完成與否，基本上都不會影響到業務訓練課程的內容和安排，這二件事的作業是可以分開處理、不相關的，當然就不應該作為延遲公告的理由，混為一談。相對地，開課的公告遲遲沒有出來，卻會影響到業務同仁的時間安排，造成不便。
換言之，公告是一件事，請款則是另一件事，兩者既不會互為因果、相互影響，當然就可以在同時間裡，分頭處理、併行作業，以提高工作整體的效率。
同樣的狀況也常會發生在 “開會通知”上，這看起來再簡單不過的事，也常會有類似的迷思。比如說，當我們要召開一個重要會議，必須要通知很多人前來與會時，基本上，應該要提早告知相關同仁，讓同仁能及早將時間空出來，至於會議中要討論的議程等事項，則可以在後續作業裡再行通知，不必等所有會議內容、時間表都確定後再發“開會通知”，否則往往事倍功半，反而容易讓事情延宕。
這就是我所要強調的：當二件事情不會因為X沒做到就影響到Y時，當然也就不需要相互牽制，反而應該思考如何善用併行作業，爭取作業時效、提升工作效率！切記：分頭並進是處理事情時很重要的觀念之一。
▌原則2：掌握20/80理論，重新擬定優先順序
以狀況2來看，B君還是沿襲其原有的習慣：依照主管交辦工作的順序執行工作，而不是以工作的重要性來安排工作。以致於當B君處理完第一份名單（第一件事），再處理第二份名單（第二件事）時，往往都是好幾個月以後的事了，屆時第二份名單中具有潛力的客戶，可能都被對手捷足先登了，錯失第一時間業務開發的優勢。
此時，B君正確的作業方式應該是：
Ø 將所有名單先掃視一遍，因為B君雖然從主管處先後接受到兩份不同的名單，但仔細想想，這兩份名單的作業目標是一樣的：「開發新客戶」。
Ø 根據名單上客戶規模、屬性…等註記資料，約略將這兩份名單運用20/80理論，依其潛力（或價值）分出不同的客戶層級，重新排序、作業。
實際作業上，B君更有可能面對的狀況是：在作業過程中，隨時都會接收到不同來源、需要開發的名單，甚至從各BD被Pass過來的客戶資料，所以B君應該每天重新檢視他手上尚未處理完以及新接收的所有客戶名單/資料，每天根據最新狀況，再運用20/80理論重新調整、Reset ，以工作的重要性來安排執行作業的Priority，才能讓自己隨時維持彈性、事半功倍。
基本上，20/80理論是一種學習如何合理分配時間、精力與資源的方法，畢竟想要真正做好每一件事情是不可能的，面面俱到不如重點突破，把80%的資源投入20%能產生關鍵效益的部分，再透過這20%所產生的影響力帶動其餘80%的發展，以收事半功倍的效益。
所以，當工作屬性與目標相同時，不妨多運用同質性工作的特性，通盤檢視，以20/80理論的思維打破交辦的先後，根據其價值與重要性，重新擬訂作業的優先順序，不僅可以突破無法併行作業的限制，又能發揮「敲門要先盡可能敲對門」的觀念，從效益可能最大的地方，讓作業在有限時間內發揮最大效益。
▌原則3：掌握20/80理論，併行處理Multi-tasking作業
以C君來看，他負責的工作屬性差異很大，雖然無法像B君一樣將兩份工作合而為一，重新排序併行作業，但是工作上也不可
面對這種同時存在、都很重要的Multi-tasking工作環境，對C君而言，就必須運用80/20理論，在BU業務訪談、Survey新 IDH、Solution等每一件交辦的作業中，先行挑出具關鍵影響的重點事項，局部先做，如此，讓身兼Multi-tasking的您也能透過併行作業的技巧，順利地推展各項工作，避免打結。
同樣地，此時若能將20/80理論運用在Multi-tasking的工作需求上，將80%的時間放在每一項工作20%的重點項目上，則Multi-tasking的工作也可以享受到併行作業的高效率。
▌Stop與Priority二字訣也有助於提高工作效率
事實上，每一個人的時間、精力都是有限的，但是工作卻無法排隊等您做完一件再來一件，總會有新的任務或需求會在預期之外要插隊進來，這時怎麼辦？
有些人總是忙得無法讓新需求或事情安插進來，但有些人卻可以維持彈性或變通容納新的需求，其中，最大的差異在於前者不知變通、不知如何將原有事情挪開，所以常常忙得分身乏術還是無法應付所需；這種狀況，除了上述幾種可以運用併行作業的情況外，透過以下兩種價值判斷的思維也可以幫助您提高工作效率：
Ø Stop的價值判斷＿當事情已近尾聲或無價值時應勇於STOP！
1. 當事情已近尾聲時：
我們以上述案例來做延伸說明：當主管交辦第二筆名單給您時，若您第一筆名單的開發作業已近尾聲，剩下尚未處理的名單已經不具太大價值。這時，您會怎麼思考？有許多人仍會缺乏變通與彈性，還是堅持要將第一份名單處理完才著手第二份名單的開發作業，不僅沒將人力、時間用在刀口上，也錯失開發的最佳時機。
Ø 正確的作業方式是：將第一筆名單作業STOP，直接挑出第二筆名單中具潛力的客戶，把握業務開發的黃金期。
2. 當事情執行不具價值效益時：
主管交辦的開發作業期程原先預計三個月，但是進行月餘後，發覺開發成效不彰時，您會怎麼思考？許多人會因為礙於是主管交辦的事務，依然埋首苦幹到最後，不知喊卡，也不知回頭，結果，堅持到最後的往往是白忙一場，耗費大量資源後所獲有限。
Ø 正確的作業方式是：您除了應該將名單依其潛力與價值分級開發外，也應該在作業期程上分階段，設立檢核點，階段性地檢討執行成效，一旦發現成效不彰，就應該將相關成果與建議向主管報告，避免盲目地執行到底。
Ø Priority的價值判斷＿讓Schedule衝突與安排得心應手！
比如說，某位重要客戶或供應商預計要來拜訪您的時間，適巧您已有安排，怎麼辦？或許很多人會不假思索地拒絕或另約時間，但更好的作法應該是依照Priority橫量一下兩者的重要性，一旦您發覺該客戶或供應商的約相對重要的話，就算您原先的行事曆看起來已經很滿，也一定會有辦法挪出時間，這就像擠牙膏一樣，擠一擠時間就會跑出來。
當然，這樣的思維和反應是必須瞬間因應、決策的，所以在平日就應該常常訓練自己做任何事都要注意思考其效益（特別是加減乘除後的綜合效益），並且，區分事情的輕重緩急，集中火力在最重要的事情上，尤其是在事情沒有絕對先後順序的牽制下，更應時時思考如何突破習慣，維持彈性，善用“Priority”的判斷，結合 “併行作業”與“20/80理論”來提高工作效率和效益。
【Attention】
1. 效率必須是在“有限時間內”將工作執行的成效發揮到最大值。
2. 在事情沒有絕對先後順序的牽制下，更應時時思考如何突破習慣，善用“併行作業”來提高做效率和效益。
3. 併行作業三原則：
Ø 兩件不會互為因果、相互影響的工作項目，應該同時分頭處理、併行作業，以提高工作整體的效率。
Ø 面對先後交辦的工作，若是內容屬性與目標相同時，不妨多運用同質性工作的特性，通盤檢視，打破交辦的先後，並根據潛力與價值，重新擬定優先順序，從效益可能最大的地方，掌握時間先行作業。
Ø 面對這種同時存在、都很重要的Multi-tasking工作環境，應該運用20/80理論挑出關鍵重點事項，局部先做，將80%的資源投入20%能產生關鍵效益的部分，讓這20%可以帶動其餘80%的發展。
3. “Stop”和“Priority”的價值判斷，也是有效做好時間分配與管理、提高工作效率的作業原則。
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