有效管理成員來來去去的團隊

文／EMBA雜誌編輯部

對團隊領導人來說，專案團隊成員流動率過高，成員來來去去，可說是一個令人頭痛的問題，不但無法形成團隊凝聚力與培養默契，還會不斷流失累積的技能與經驗。

然而，流動卻很可能已經變成了今天的常態。因為團隊工作到了不同階段，需要不同人才，例如，一開始需要大方向的設計藍圖人員，之後需要開始打造樣本的實際執行者。此外，公司無可避免有人會離職、有人會沒有時間繼續參與，成員流動的情況難以避免。

有些時候，成員流動反而是小組負責人故意安排的，例如，團隊成員合作太久，主管從外面帶進新成員，以刺激小組出現新想法。

無論成員來來去去屬於何種情況，主管如何在團隊不穩定的狀況下，獲得最大的工作成效？管理學者布許（Gervase Bushe）日前於主管顧問雜誌（Executive Adviser）上指出，成員流動最常造成的問題是流失知識，每次有成員離開，關於小組如何進行工作的知識就流失了一點。

布許建議，針對這個問題，最好的解決方法是盡可能將小組成員的角色標準化，降低加入小組的新成員需要摸索的時間。

想想看醫療小組工作的情況，因為各科醫生與護士的角色定位清楚，學校已經有標準化的訓練，即使剛走進急診室的一名醫生，也不需要學習許多新規則，才能跟其他醫護人員合作治療病人。

當然，不是所有職務都能做到那樣高度的標準化，但是團隊領導人可以考慮設定程序與規則，讓新加入的成員可以照著走。

主管也可以設定一個知識管理系統，留住相關的資訊，例如，團隊擁有專屬部落格，裡面記錄跟客戶互動情形、標準作業流程步驟等，新成員加入時，就可以從瀏覽小組部落格開始進入狀況。

布許提出的另一個解決方法是，雖然成員來來去去，但是小組一定要留住核心份子。幾名開國元老知道小組所有事情的來龍去脈，出現新成員時，才能指導他們。