避開業務會議的五大陷阱

文／王友倫

每年的年度會議，是公司的重要大事，所有的業務人員都會參加，是業務的啟動大會，對公司未來的成績影響非常大，但是許多業務人員都反應，參加了業務會議以後，不但沒有得到鼓勵，激發士氣，反而覺得只是例行公事，浪費時間，還不如把這些時間拿去做業務，究竟業務會議出了什麼問題呢？

原則上，判斷公司的業務啟動會議是否成功，主要觀察三件事：1.經過了這個會議後，業務人員是否對於公司未來的方向更清楚？2. 業務人員是否對公司的產品更瞭解？3. 業務人員是否有更大的動力及強烈的企圖心？有了這三個清楚的目標後，公司在規劃會議時，就可以思考什麼樣的活動比較適合。我們應該要避開業務會議的五大陷阱：

一、時間太長，如果會議的時間太冗長，到最後大家都不耐煩了，那根本就沒有效果，所以事前就要對每一個議程的時間做妥善的規劃，設定時間，絕不拖延。如果在某個議題討論太久，卻還沒有結果，就把這個議題記下來，下次開會時再討論。可以利用一些議事技巧，例如將複雜的議題交付委員會，或提出「停止討論動議」強迫大家做個結論，也有公司採行站著開會，以縮短開會的時間，這些都是可以參酌運用的方法。

二、個人的肯定不夠，對於業務人員來講，再也沒有比肯定和表揚更重要的了。有時候，只要送出一個小小的獎牌，所獲得的士氣和鼓勵，比提高獎金一倍還要有效。沒有一個業務人員不喜歡被肯定和公開表揚並成為眾人的角色典範。因此，整個業務啟動會議中，都要持續地給予個別業務員讚美和表揚，而且獎項要遍及公司各個單位。

三、議程設計不當。如果整個會議的每個段落，主講人的重點都是在報告產品規格、特色和功能，那麼就大大浪費了這個重要的會議。

四、太多單向溝通。很多業務會議被一個又一個的投影片簡報淹沒了。事實上，公司應該抓住這個機會，讓關鍵的業務人員，報告他們最重要的戰役是如何打下的，或者分享他們痛失了什麼案子，以及學到的教訓。業務會議不要由高階主管扮演了大部分的角色，應該讓一些基層的業務人員也參與進來，用「說故事」的方式是最能打動人心的，不妨安排一段「前線的故事」，由第一線的業務員分享他們的重要斬獲以及箇中的甘苦，這絕對會讓大多數的與會者感同身受。

五、缺乏有趣的事，業務人員幾乎整年都在壓力下奮戰，好不容易捱到這次的業務大會，這時候不需要再嚴肅地宣示公司的使命、目標，不妨發揮一些輕鬆有趣的一面，讓大家好好放鬆一下。有一家公司在會議中舉辦競賽，由不同的業務團隊，為公司即將推出的新產品，拍攝介紹的宣傳影片。結果發現，創意驚人，而且全場笑聲不斷，帶來極佳效果。

戲法人人會變，但各有巧妙不同，只要我們在規劃會議的時候，不要忘記我們為什麼要召開這樣的會議，妥善地安排，謹慎地執行，就會讓業務會議激動人心，達到它預期的目標。