文／林孟仪
很多信件主旨的开头都会强调「必读」（Must read）、「紧急」（Urgent），甚至还有闪动的警示，每天一开机就得面对几十封、甚至上百封邮件时，逼的收信的人就只能看主旨，做重点管理，因此你的信件能不能再最快的时间被看到就是要注意以下5大啰！
禁忌一：主旨不明确
Ø 主旨要分类、写完整，举例不只光写「请求核准」或「开会通知」还要将日期、时间、地点清楚标示出来，如「开会通知：四月十九日下午三点第一会议是业务周会」。
Ø 国外的习惯会在主旨最后加上「EOM」（end of message），意思是重点就在标题上，不必点进去看信件内容即可明了。
Ø 写清楚主旨，也方便收件者进行邮件的储存分类与管理，想找历史邮件也无需大费周章。
禁忌二：内容没重点
Ø 信件的第一段，应该放你预期对方读了能有的反应跟动作。
Ø 信件的内容除了言简意赅，也应避免模糊的词汇。
禁忌三：滥用副本、转寄、全部回复
Ø 《超简单电子邮件管理》提到，「全部回复」与「转寄」，大概是目前为止，大家对电子邮件的抱怨。而「全部回复」则让没有时间可以参与讨论的收件者，感到被迫参与的压力。
Ø 有些管理书籍会教导上班族，将信件cc给主管，以突显自己努力的过程或为决策求自保。但是副本寄过头，效果可是大打折扣！期待对方有行动的，就是收件人，其余应该被告知的相关人，才是副本的对象。
禁忌四：太随兴的口语
Ø 比起面对面交谈，电子邮件没有声调、肢体语言和谈话情境，和上班族惯用的MSN等实时通讯接口一样，沟通错误和翻脸机率很高。使用图释、大写字母、惊叹号等，甚至使用不同颜色字体或颜色，都能辅助表达文字的情绪。
Ø 电子邮件千万不能「我手写我口」，太随兴的用词容易引起不必要的误会。信中最好以「情境」取代「情绪」，以避免误会。
Ø 写好每封电子邮件，至少阅读2次以上再寄出。
禁忌五：不痛不痒的激励、纠正
Ø 激励团队的写法，最好能在信里提到个人的名字，讲求平均的具名，并且要举出明确事证，言之有物。
Ø 写信纠正，建议尽量用讨论的方式，不能用指责的语气，「因为电子邮件已经很冷了，没有什么感情了。」需再以电话辅助，「用语气告诉对方，你的坚持在哪里，顺便听听他的反应，才知道接下来怎么处理。」
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