一次只做一件事，做最重要的事

文／齊立文
因為時間總是不夠用，所以要在有限的時間內，做出成效、有所貢獻，彼得‧杜拉克（Peter Drucker）認為，必須把握3個原則。
■ 專注（concentration）：就是集中時間與心力，「一個時間裡只做一件事」，而且那件事必須是「最重要的事」。杜拉克觀察過形形色色的主管後發現，鮮少有人能同時做兩件不同的事；甚至，就連要在一個時間裡完成一件工作都有困難。許多經理人鎮日瞎忙卻一事無成，杜拉克認為，這類人通常犯了以下3種錯誤：

（1） 低估了完成一件工作所需的時間：有效的經理人清楚知道，總會有意想不到的事情出現，所以會規畫寬裕的時間。
（2） 欲速則不達：愈是要緊的事，愈要和緩地做，做得確實。
（3） 想一下子完成許多工作：重要的事都需要花時間，貪圖快速做完許多事，極可能一事不順、通盤皆亂。

■ 捨棄：意思是設法排除不再有生產性的過去。杜拉克建議，經理人應定期檢討自己和同事的工作計畫，質問：「如果我們還沒著手做這件事，我們現在是不是還願意開始做？」只要答案不是百分之百肯定，就該停止活動，或至少把活動範圍縮小到相當程度。杜拉克認為，經理人的唯一檢驗標準，就是衡量他完成了什麼，而且要完成「對的事情」。因此，經理人應經常自問：「這個工作是不是還值得去做？」只要答案是否定的，就勇敢捨棄，將珍貴的時間及人力資源，用於開發明天的機會上。「社會組織需要像生物學上的有機體一樣，保持瘦又有肌肉的狀態。」所以，有計畫地擺脫舊事情，是能夠逼出新事情的唯一方法。

■ 勇氣：即使已聚焦於明日的機會，資源可能還是不夠用，問題和危機也無可避免，所以經理人務必決定哪一項工作最重要，必須優先完成，切忌因為事態緊急，犧牲了「可以緩辦、卻極其重要的事」。
杜拉克說，決定先做那件事，是誰都能做的事，最困難的工作在於：決定哪些事情可以「緩辦」，但是又不用擔心「現在不做，明天會後悔」。因此，考慮優先順序時，最重要的不是聰明的分析，而是「勇氣」，有勇氣「選擇將來，不選擇過去」「對準機會，不對準問題」；「不附和雷同，自己決定自己的方向」；「以獲致更大成果的事情為目標，不要以安全容易的事情為目標」。

要事第一的3個原則
Step1專注：同一個時間只做一件事，因為集中心力，所以能做得快又有效，就能夠有時間去完成更多重要的事。
Step2捨棄：有計畫地擺脫舊事情，是能夠逼出新事情的唯一方法。
Step3勇氣：瞄準未來的機會，勇敢去做自己認為對的事情，不要害怕決定不做哪些事。