文／祝康偉
時間管理：永遠跑在Deadline之前！
第1招 養成一次就把事情做好的習慣：「第一次就做對」是一種「預防」的心態，只要事前多花時間溝通，想清楚再動手，確立對的方向，若事後需要調整，就不會太過離譜。
第2招 掌握工作的輕重緩急：工作時間的運用要非常有效率，關鍵在於是否掌握了一天工作的「輕重緩急」，而非「先來的先做，後來的後做」。所謂「輕重緩急」，可依「緊急」、「重要」的程度，分為4個象限。
第3招 「前半主義」法：「在時限的前半段就提前完成大半的工作。」一旦你逼著自己在前半期提前完成大半的工作目標，後續不僅有充分調整的空間，心情也會比較輕鬆，更容易獲得主管正面評價。
第4招 一日之計在於「昨夜」：為增進工作效率，縮短進辦公室的「熱機」時間，前一晚就該訂定隔天計劃。每晚睡前，不妨將明天要達成的目標記下來，按重要程度編順序。
第5招 每天提早2小時上班：日本時間管理專家高井伸夫建議，早上1小時工作效率可抵下午的2、3個小時。
第6招 活用零碎時間：無論是會議或業務拜訪，難免有等待的零碎時間，不妨趁空檔打個電話，擴展人際關係。
第7招 阻擋不必要的干擾：「專注」是忘卻壓力、發揮高效率最好的辦法。另外，對於電話與電子郵件，不妨依公私或對象的重要性，在繁忙之際做一區隔，以減少不必要的干擾。
第8招 用「異類組合法」增加幹勁：在訂立工作計劃時，松本幸夫認為，要提高工作效率，可藉不同類型的項目交替組合，避免同一工作聚焦太久，產生慣性疲乏。
第9招 重要的「準備時間」不可省：矯枉過正地把有助於工作效率，不僅能讓會議更為順暢，因磋商有了初步共識，還能避免會議過度冗長，或再三召開，浪費大家時間。
目標管理：以專案管理管好你的工作！
第10招 明確取得老闆的書面指示：如果老闆交派給你任務，只有口頭說明，卻沒有太多指示，此時不妨以一個「專案負責人」的角色，試著明確取得老闆給你的承諾。
第11招 把工作當牛排，由大變小：當了解需求後，松本幸夫指出，不妨將任務當作牛排，「切成可以直接入口的大小」，意思是把工作分割成可以快速完成的小型任務。
第12招 定期報告工作進度：訂出計劃進度後，切記一定要設里程碑，每星期或每天檢查進度，查看是否按照原先設定的方向和目標走，如果沒有，要修正或趕快補足，且得定時向老闆報告，協助他掌握案子的進程，降低突發狀況機率。
第13招 記取成功或失敗的經驗：每次的任務內容或許不盡相同，但卻很容易從中找到相同的錯誤，或是可套用的成功通則。
情緒管理：讓自己變得更有彈性！
第14招 善用「杯子理論」：因工作型態趨於複雜，一人分飾多角成為常態下，可以運用「杯子理論」，把每個角色看作一個杯子，掌握「單純化」的原則，不讓角色重疊，就能避免壓力像水一樣滿載。
第15招 儲備傾聽的對象：平常就儲備一些可以「倒垃圾」的對象，也是防止失控的好方法。
第16招 準備心情急救箱：壞情緒常會讓人失去理智，為了喚醒自己的正向經驗，不妨在辦公室的角落，準備一個「心情急救箱」。
第17招 立即離開高壓場合：當焦慮與憤怒即將引爆時，立即先離開刺激源，出去走走，壓力指數自然會下降。
第18招 意見不合時要先站在對方立場想：當你和別人意見相左時，尤其是上司，不要直接把想法脫口而出，第1步應該要先表達你的「同理心」；第2步，和對方站在一起；最後第3步，再把自己的想法講出來，不會引起不悅。
第19招 找到專屬的平靜方法：關於不明所以的「悶」或「煩」，平日處於高壓的上班族，非常需要在急速中，找到放慢自己的方法，才能從平靜中找出失控的癥結。
第20招 自我暗示法：此方法是將注意力，由紛亂的思緒導引到自己的心跳、呼吸，感受手掌心的溫度，是自由的來回在內在不同的聲音間，焦慮的感覺就會慢慢消失。
第21招 運用「認知治療法」恢復理智：人性中難免存有習慣誇大、擴大事情失敗程度的習性。當你誠實面對，發現並非死路一條，就會很快排解高壓帶來的慌亂，開始理性地思考下一步。
第22招 在情緒低潮恢復生產力：許多人常會因為感情或突發的衝突，讓一天或一週的工作停擺，此舉不僅讓辦公室氣氛緊張，更會讓自己的能力受到質疑。若實在難以控制，可採取「刪除法」，暫時排除所有事情，讓自己「放空」。
第23招 維持良好人際關係：即使當下無法幫忙，也能替他想出變通方案，下次當你有多樣緊急又重要的事得完成，他就可能在第一時間出手相助。另外，與人共事要尊重對方的時間，凡事守時、有效率，有了良好印象，若有合作機會，他便會優先排給你。
第24招 抱持好奇心看待差異：有時候人際之間出現衝突，是因為彼此個性相差大，看對方不順眼，如果試著用另一種角度和眼光看待，也許就沒那麼氣了。
第25招 改變別人，不如先改變自己：工作的完成需要有很多人的共同參與，但是每個人習慣的工作方式都不一樣，為使溝通更為順暢，有時要改變別人，不如先改變自己。
No comments:
Post a Comment