安排工作3祕訣，做事俐落、效率高

文／廖婉芸
即使是同樣的工作內容，每個人所花費的時間與完成工作的品質，顯然還是有相當大的差異。其實只要掌握以下這3大訣竅，任何人都能在不出錯的情況下，乾淨俐落地完成工作。

1.整頓辦公環境：丟滿凌亂文件的辦公桌，以及堆積如山的未處理案件，會讓人有一種「不知該從哪裡著手才好」的緊張感覺。要是把已處理的文件與尚未處理的文件混在一起，則會造成更大的問題。所幸，只要先確實做好分類，就能順利地進行工作。

你可以先準備一個專門放文件的盒子，能讓送來的文件整齊地收納在盒子裡，以免送件人隨意放置，導致文件散亂、甚至丟失。碰到要出差或放假時，可在最後上班日的下班前，先在辦公桌上放一個盒子，請大家「把文件放在這裡」；當然，像公司內部公報之類的分發刊物或傳閱的資料等等，也可以放進盒子裡。這樣的話，就能避免桌面陷入整個被文件埋起來的「混亂狀態」。此外，建議使用網狀或是透明壓克力製成的盒子，這樣即使將盒子疊在一起，也可以一眼就判斷出裡面是不是有文件。

2.依緊急程度決定優先順序：分類與處理文件的要訣，就是判斷文件的「緊急度」；至於處理的優先順序，便是按照緊急度來決定。一般而言，必須趕快處理的文件，大多會蓋著「緊急」（urgent）的印章，所以在著手處理之前，請先檢視所有文件，挑出緊急度高的文件優先處理。不過，當看到緊急度高的文件時，雖然想立刻開始著手處理，但是，最好先將所有文件檢查一遍。

因為，在還沒確認的文件中，可能會有進一步的消息，或更新／訂正的內容，所以必須先行確認，以免在還沒完全弄清楚狀況時就開始處理。同時也要檢查電子郵件信箱，因為有可能會透過電子郵件收到後續聯絡的相關內容。

在工作場合中，除了例行事務之外，通常也會出現各式各樣不同的工作，而且大部分都設有期限，所以如果同時處理好幾件案子，就要考量每個案子的完成期限及所需時間，來判斷優先順序。這裡舉一個簡單的例子來做具體說明：工作①和工作②的期限差了1小時，所以先做完①再做②也沒問題。順序就是①→②→③。但是，因為工作②有人正等著收文件，考慮到這個工作只要30秒就能完成，所以就可以按照②→①→③的順序處理。其實，工作的方法或順序並沒有正確答案，重點在於「用頭腦思考如何提升工作效率」，如此就能從每次工作時獲得的教訓中抓住要領，來確立自己「安排工作的方法」。

3.事先排定每日「工作紀錄表」：「工作紀錄表」是為了管理日程而製作、像日曆一樣的東西。不管是使用有日期的記事本，或是自己做都可以。「工作紀錄表」的內容其實就是按照工作類型，寫上當天必須完成的工作。每天按表操課，就能省下不少時間，更不怕工作有所遺漏。

一旦工作告一段落，就可以確定「下次會有動作的日期」，並在確定時間點的當下，寫上預定的工作內容，藉以確實掌握某件工作是「處理完畢」或「尚未處理」。如果有尚未完成的工作，而且即使延期處理也沒有什麼影響，那就再謄寫到下一個上班日。