掌握e-mail溝通5項原則

文／作者不詳，事後得知必將補登

1. 主旨：「時間點＋動詞、事件」，用一行標示清楚
X「重要提醒！國泰林先生來電」
○「國泰林先生，請你下午4點以前回電」
為了溝通效率，寫e-mail的最大原則是「以終為始」。把結果先寫出來，在內容裡繼續補充相關訊息。一封e-mail要傳達的是回電、答覆、還是其他行動？在哪個時間點前必須完成？都要在主旨裡清楚表達，讓收件者一目了然，不至於淹沒在信件海中。

2. 不要自行判斷重要性
信件內容的重要性，收件者看到內容便會了解，寫在e-mail主旨上可能會增加收件者的困擾。「重要提醒」「大事發生」這種帶有重要性的形容，常會造成不必要的緊張。

3. 掌握「細節」與「行動」，用條列式表達
在信件內容中，細節通常是「人事時地物」，而行動指的是要求收件者採取的動作，比方回覆電話、提供資料、確認行程等。重要事項用條列式取代敘述式，也是簡化溝通的方法之一。
例如：

林先生在下午3點打電話來，請你在4點前回電。
電話裡林先生想確認企畫案的執行時間是否能縮短。
林先生的辦公室電話與手機號碼如下。
林先生3點半以後外出，若回電請撥手機。

4. 附件檔案名用時間標示
寄e-mail常需要附件給對方參考，附件的檔名也需要「一行力」。我們常因為方便，而將附件標示成「企畫書更新版」「最後修改版」「2.0版」這種不清楚的描述，寄給對方時就會造成混淆。因此附件檔案每一次更新，最好用時間標示，例如「企畫書1025更新」。

5. 建立你的「字詞庫」
先歸納工作領域中常用的名詞（你會發現其實數量並不多），比方「企劃書」「報表」「生產力」等，再套用「動詞」在這些名詞上，比方「完成」「提升」「降低」「合併」「回覆」「維持」等。建立自己的字詞庫，寫e-mail時就能很快抓住要表達的重點，增加「一行力」。