再困難的話題都能談

文/ EMBA雜誌編輯部

當一個人的職位爬得越高，會花越多時間在進行不容易開口的談話上。告知長期合作的廠商，公司對他們的供貨有意見；或者，跟員工溝通，他的工作方式已經影響到整個團隊的表現，像這種大家都不想談，但卻非談不可的事，主管該如何面對？以下歸納出三個必要步驟：

1.喚起內心的戰士。

不容易開口的談話會引起緊張不安，主管說出來之後，有可能遭到對方的拒絕或攻擊，也有可能傷害了對方，導致雙方關係受損。而這樣的對話需要勇氣，但主動開口那方往往缺乏勇氣。當主管看到員工做了兩次不好的行為，常心想等到做五次再說。然而，世界上沒有所謂完美的時機。不主動開啟對話只是在拖延面對問題的時間，結果拖到事情變糟，反而更難解決。

2.搶得先機。

有問題不說將剝奪對方改進的機會。例如，如果主管告訴員工，產品的樣本花了比他預期還要長的時間才做出來，員工可能會因此調整他的工作方式，縮短做出樣本的時間。

因此建議主管們：「如果你想要避免又大型又困難的對話，那就應該要常常有小型的對話。」留意員工的行為，常常提供他們一些小建議，不要堆到年度績效評估才一次通通說出來。

3.架好舞台。

討論敏感話題，不應該是突發性的，不是開會講到一半，主管終於發飆：「其實我一直想講，你這樣做根本行不通。」而是主管事先做好完整計畫，選擇不會被干擾打斷的空間，溝通不受歡迎的資訊，且主管也應該先開口立刻切入重點。因為等到員工來找主管談這個問題，主管就喪失了適當鋪陳對話的機會，主管可以用這樣的開場白：「我們現在要聊的事情並不容易，所以我需要你聽我說明，先不要急著下結論。」這一點非常重要，因為這會設下談話的基調。