文/张玉琦、陈书榕
你以为被挑中阅读的信件，纯粹只是机率问题？吸引客户注意，全凭优秀的信函写作技巧。多用点心在信件沟通上，就能改变一个业务员的人生！以下3大建议，让你抢得销售先机：
步骤1：写信前，想清楚5个问题
好的销售信函必须要能够解决客户的问题，因此在写信之前，你可以问自己这5个问题：
（1）为什么：为什么你写的东西收件人会想看，信件内容与收件人愈相关，收件人就愈可能阅读。注意，信件主旨字段应该只有一个重点。
（2）写什么：这其实是第一个问题的延伸，重点不在介绍你要销售的产品，而在说出产品「对客户的好处」是什么。
（3）我期待达成什么目的：如果想成为销售高手，不要马上就跳到成交订单。你必须仔细思考，比如说希望建立互信的合作关系、争取提案机会或获得信息等。
（4）你希望对方采取的下个步骤是什么：寄件人往往太习以为常，以致于忘了在信中强调「下个步骤」该做什么，这会让你失去掌握情势的先机。就像非营利机构侃侃而谈天灾人祸，鼓励乐捐，却没在信末附上划拨账号一样。事实上，我们应该暗示收件者收到信后该怎么做，以下是一些关于「下个步骤」的范例。
避免这样写
建议这样试试看
▪请查收。
→我周二会再致电给您，确认资料是否充足。
▪有任何问题，欢迎随时与我联系。 →周四晚间会再与您电话联系，讨论新进度与想法。
▪不知道您意下如何？ →我们有方案一、二可供选择，烦请您告知属意选项，我们将尽速为您安排。
（5）诱因：让客户知道采取下个步骤对他有什么好处，这是将信件从执行提升到发挥影响力的阶段。
步骤2：写信时，把「如何解决对方问题」放在心里
写作销售信函时应该思考：我的客户有什么痛苦，我的产品或服务能否改善这些状况？抑或是，我客户的客户有什么需求，而我的产品能否解决？此外，大多数的人都是凭感觉买东西，然后用大脑来合理化购买行为。强调产品带给客户的惊奇或喜悦，并用故事呈现，最能触动购买欲。
步骤3：写完后，严格检查以确保文字清晰简洁
通常，你会在振笔疾书之后就按下传送键，但检查其实是很重要的步骤。确认信件清晰简洁，不但有助于提升专业形象，有时还能避免到手的成交机会被小缺失搞砸（例如把收件者的姓名、职称写错）。收件人会根据你的细心程度来判断你的能力：当信中出现错字，会令客户感到自己不受重视；过多的符号（例如「！！！」或「？？？」），只会让客户觉得你的键盘是不是卡住了。无论你是在智能型手机上写信，传简讯，或在脸书上留言，也应该仔细检查内容，只要是和业务有关的沟通，就必须随时表现出专业形象与细腻度。语气最好能亲切得像朋友但不失礼、轻松又不失专业。
最后，在检查信件时，由于你已经知道信的内容，可能怎么看也看不出错误，这时可以试着改变底色或字体，或写完信后过一段时间后再读，相信你会因此而有新的发现。
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