當我們一同開會

文／呂宗昕 　

開會是建立共識的起點，是尋求雙贏的談判，是夥伴關係的開展，更是職場中不可或缺的能力。會談是上班族每天忙碌生活中的必要活動之一，若想節省會談時間，必須先注意會談技巧。會談基本上可分為四種型式：

會談的基本型式

1. 一對一的會談：最常見的會談方式，兩方均同時發表意見，雙方說話時間相當。

2. 一對多的會談：主要由一人發表，多人在旁聆聽。

3. 多對一的會談：主要由多人針對一人發言，由特定一人回應。

4. 多對多的會談：雙方由多位代表參加會談，各發表自己一方的立場與意見。

聚焦才會成功

不論任何型式會談，都應盡量避免發散式的談話。當會談無法聚焦，會使談話變得冗長且不具意義，徒然浪費彼此雙方的時間。會談目的之一，是為了促進溝通及增進彼此了解。具此種目的的會談不拘形式，也不限定主題，可天南地北的聊天，屬於雜談、閒聊、隨意談，類似家人或朋友之間的談話。但在商場會談中，不宜花費過多的時間在閒聊及雜談上。在適當的寒喧、相互介紹、交換名片的過程後，即應進入主題，以爭取時間。會談時應注意的技巧包括以下六點：

會談的重要技巧

1. 帶著筆記本去開會：攜帶筆記本是代表對晤談者的重視，以便記下重要會談內容。隨身攜帶口袋型的小筆記本是個方便自己工作的好習慣；若臨時忘了帶筆記本，向對方借張紙書寫，亦是個變通之策。

2. 備齊可能會使用的資料：為使會談進行順暢，在會談前應先準備預期所需的會談資料，包括背景資料、數據、圖表、參考內容等，讓自己可在第一時間回答對方問題，使會談可以順利向下進行。

3. 記下會談重點：記錄時請先說明會談時間、地點、對象與主題。會談中獲得新的資訊及採知對方的反應後，應立刻加以記錄，以便會談後可再補送資料或做適當的回應。

4. 適當的發球與做球：會談是雙向的溝通，亦是雙方意見的自由表達。故會談時應避免單方向的「發球」，使對方疲於奔命地「接球」。自己為發球者，提出適切的問題，讓對方接球回應後，也應適時地做球，給予對方發球的機會，讓自己接球向對方回應。有適度的交換發球權的機會，會談才可使雙方暢談無阻。

5. 不要急於得到成效：商業會談都期待可在會談中得到訂單、獲得合約、達成協議或爭取到客戶等。但是急於在當次會談達到預期目的時，有時會給對方咄咄逼人之感，反而可能使會談提前破局。「非積極性」的積極性會談是會議的藝術。此種會談意指內心積極地向預期目的努力，但在形式及表面上卻是滿面春風、談笑用兵，毫無焦躁急促之感，才可使預期目標提前完成。

6. 會談後要適當回應及聯絡：會談是建立長久互信關係的開始，即使明知此次生意成交無望，但仍應主動回應對方的問題或相關需求，以期待下次機會的來臨。會談結束後，若讓對方留下「言而無信」或「口是心非」的印象，將是會談最大敗筆，對方不過多認識一個巧言令色、花天亂墜的商場說客而已。在會談中答應對方的事應即時回應，若有困難，也應據實以告，讓彼此留下良好印象，新的合作契機會應時產生。會談不僅是言詞的軟工夫，更是訓練思考的硬功夫；會談亦不僅是開口說話，而是說出合宜且適切的話，絕對不要輕忽會談的影響力。

商業行為目的是否容易達成，及自己的升遷之道是否順暢，都決定在會談之上。