如何處理重要但不緊急的事

文／黃冠華

這幾天把兩個得力屬下找來開會，這兩個都不是業務主管，而是行政類型的主管。開會的目的，是要和他們聊聊，我希望他們更加強的一個時間管理概念，「如何在每天繁忙的公務中，去執行重要但不緊急的事」。這個概念，我本來就有，但是沒有非常的清晰、明確，一直到後來，有一堂教育訓練之後才有深刻感覺。那堂課中談到了：一個績效平平的經理人和一個績效傑出的經理人，他們在時間利用上最大的不一樣在哪裡？答案就是：「績效傑出的經理人工作中最多的時間是在執行重要但是不緊急的事。」

因為事情不是很緊急，所以我們常常忽略它，但是，就像造房子蓋積木一樣，因為它很重要，所以一旦你執行累積的時間久了，你的付出和努力就會發生效果，讓你高績效產生出來。緊急的事情，本來就佔據我們每天工作中很大的時間，但是，這些都是眼前的問題！

如果以老闆而言，我每天只做讓我現在活下去的事，而沒有想到五年後、十年後該怎麼辦？當未來變化，巨浪來襲，撐不住的企業，往往就翻覆了。

再忙也能　把雜事做好

當主管的人，每天都會散鬼纏身，雜事一堆，這是跑不掉的。根據帕金森原理（也是我一直相信的）：工作會延伸，以便填滿可以完成工作的時間。一樣是寄一封信，一個很忙的主管可能花三分鐘就做好了，但一個沒經驗的小職員可能會花半天。

工作永遠都會存在，而且一定一直做不完（甚至有人大膽的說：如果你不只工作做得完，而且還有很多的空閒時間沒事幹，那就要小心被裁員了，代表你的位置和價值並不是很重要）所以，我們每天工作做重要的事情，就是選擇！

選擇輕重緩急，選擇當所應為，選擇把你最重要的時間資產投入在該投入的地方，而能做出最大的產出！這就是一個工作者時間運用的關鍵重點，你有沒有把時間用對地方？所以，每天只處理緊急事務，一樣是過一天，每天撥時間處理「重要但不緊急的事」，一樣也會是過一天。

防火比救火　重要

什麼是重要但不緊急的事？以HR來說，例如教育訓練、儲備幹部的選拔等等；以MIS來說，例如網路防毒規劃。這些事情，你今天不做，好像沒有什麼立即性的危害，但是如果你點點滴滴地執行，聚沙成塔，就會成為企業成功的關鍵，就像主管消防單位的機關一樣。

如果現在的你每天都在忙救火，無暇他顧，一年之後你也還是一樣在忙救火。但如果你現在在救火之餘也能從法規下手，詳細執行檢查，要求消防設施的完善與防火意識的訓練，也許短期內沒有馬上的成效，但時間久了以後，失火的比例肯定會降低，我們換到的是更好的表現與長治久安。這就是一個重要的基本概念，身為後勤支援或是行政單位的主管，甚至是在老闆的位子上思考，我的時間要怎麼分配，才會發揮最大的績效？

每天不要忘了想想未來，想著去做「重要但不緊急的事」，就像先把每個月的薪水先扣部分下來，再去談每個月的消費，你就一定存得到錢。如果你只想說省點花，慢慢花，到月底看看還剩多少？人的慾望無窮，手上有白花花的鈔票，就容易會花掉，所以通常到月底時都應該是沒剩多少，「月光族」這個字就是這樣來的。

所以，時間需要取捨、需要授權，需要強迫自己做分配，我想，這樣的概念，才是正確的時間分配吧！