四大步驟，把該做的事做完

文／EMBA雜誌編輯部

管理顧問文恩（Kennard Wing）建議，想把該做的事情做完，需要依循以下四個步驟：

第一，評估。設定目標、關鍵的成果數據等，列出待辦事項。

第二，選擇。一個人的時間與精力有限，只能從最重要的事情開始做。可以將待辦事項依重要性，分成甲、乙、丙三區；分成「重要」與「緊急」二區；或者分成「今天就要做」、「等候別人回覆才能做」，以及「未來有時間再做」三區。

在這個步驟，每件事的先後順序不一定要立刻排出來，因為之後可以再回頭更動列表順序。這個步驟的重點是在於，把沒必要立刻做的事，甚至根本沒必要做的事丟出腦外，讓自己不會覺得好多事情都還沒做，反而產生會拖垮生產力的焦慮感。

第三，聚焦。同時做幾件事，不如把最重要的事專心做完，接著再移向次重要的事。

你可以透過設定完成時間，強迫自己集中注意力。例如，告訴老闆，這個星期四以前一定會把企劃案交出來，為自己創造非做不可的動力。

第四，追蹤。這個步驟力求簡單，不要花很多時間把待辦事項輸入電腦，或者畫出精緻的表格，否則這個步驟本身便浪費許多時間。

文恩最後提醒，不要讓別人或突發事件不斷決定我們如何使用自己的一天。他表示，不要害怕拒絕別人，也不要害怕丟掉不重要的事項，「我們想做的太多，最後結果是做的太少。」