就是愛效率！

文／EMBA雜誌編輯部

美國范海倫樂團（Van Halen）在八○年代當紅時，巡迴演唱會的合約中，有一條令人不解的規定：後台一定要放一碗M&M’s彩色巧克力，而且其中不能有咖啡色的。那時候范海倫每年進行幾十場表演，出團時整整有九大卡車的設備，佈置細節複雜。范海倫的合約厚厚一本有如電話簿，在密密麻麻的文字中，埋著第一二六條關於巧克力的規定。

范海倫每到一個演唱會現場，第一件事就是走到後台去看那碗巧克力。如果沒有巧克力，或者碗中有咖啡色的巧克力，表示合作對方沒有仔細看過合約，樂團會立刻要求自己的工作人員，重新檢視場地細節，以防表演出錯。

這條看似無厘頭的規定，其實是范海倫檢視場地的有效方法。樂團不可能每場演唱會親自監督每個細節，因此需要一個立即評估合作對方是否重視細節的機制，讓問題在發生前就凸顯出來。

同樣地，大多數主管也沒時間精力，一一檢視公司的各個細節，需要摸索出一套適用於自己、有效率的做法。

曾經多次成功創業的企業家瑞安（Kevin Ryan），在接受公司雜誌（Inc.）訪問時表示：「擁有生產力的最好方法，就是擁有絕佳的工作團隊。」因此，他每天幾乎都花一小時親自主持面試。

有一次，公司的人力資源部門因為找齊了電腦工程師，因此把廣告從公司網站上拿掉。瑞安很不諒解。他認為，對一家網路公司而言，好的電腦工程師永遠不嫌多，徵才廣告應該一直放著。

在工作中，他會接觸到公司的一級主管，但是未必能接觸往下一、二級，或者有潛力的新星。瑞安有一本小筆記，裡面寫了四十個這種類型的員工。每星期，他會看一次小筆記，確定跟每個人都有接觸。如果沒有，他會寄一封簡短的電子郵件問好，讓人才知道，公司有在注意他們。這些事情好像多花了瑞安的時間，但是最後結算起來，其實是幫他節省了時間，因為他能很放心地授權，所以一年可以出國渡假兩個月。

知名的梅爾（Danny Meyer）大廚在紐約總共開了十三家餐廳，善用資深助理，是他提高工作效率的一個秘方。

每天下班前，梅爾的助理會寄給他一封電子郵件。郵件分成四大部份：第一，明天的行程；第二，今天所有需要問他的問題，如此一來，才不用一直打斷他，這部份他會立刻回覆給助理；第三，他不需採取行動，但是應該知道的資訊；第四，沒有時間緊迫性的提醒，例如答應幫朋友的新書寫推薦文。