花一分钟思考，写好email

作者不详，事后得知必将补登
在写e-mail前、完成后，花一分钟时间思考，将有助于沟通的准确性与完整性。

花一分钟，思考写前三问：
1.想询问什么事项？
写信给对方，是因为什么事件／事项／活动，要清楚写出来。一个项目可能有很多活动在同时进行，这封e-mail的目标是哪一个活动，是首要重点。

2.要沟通哪些细节内容？
e-mail里到底要交代对方哪些内容、沟通哪些细节？例如时间、地点、需要完成的任务有哪些等等。

3.需要特别提醒对方的事？
举例来说，以往接机都是在西门，这次改在东门，在e-mail里，可以用「10月25号下午4点，将在东门（以往是在西门，这次更改地点）接机。」信件里不用解释为什么更改接机地点，但必须为对方设想特别提醒的事项。

花一分钟，思考写后三问：
1.收件者能轻松确认主旨吗？
写完e-mail之后再看一遍，不只是为了检查错字，也把自己当成收件者，看看是否能清楚接收到主旨。

2.表达是否简单？
检查内容中是否不小心用了自认很清楚，却会让对方产生混淆的词汇（例如「尽快」「尽可能」「完整」的报告），并给予正确的定义。

3.内容能再精简吗？
能够用5句话讲完，就不要用一篇文章；能用两个字解释，就不要用一句话。写完e-mail后，强迫自己「还能不能再精简一点？」文章删到最后，就能够留下最重要的骨肉，这是让自己习惯用最精简、有效率的方式处理工作的方法。