不做、也不想『無聊的事情』

文／文及元
周全計畫，杜絕時間浪費
「一接到工作，就開始敲打鍵盤，衝向資料室的人，工作都很慢，」在大前研一看來，這種橫衝直撞的工作法，就是完全沒有考慮到安排計畫。對他而言，為了儘速抵達目標，不是立刻起腳奔跑，而是搜索地圖，找出最短路徑。當手頭工作繁多時，應該是先花時間研擬計畫和行程，再著手進行工作，而非一股腦地埋頭苦幹。大前深信，事前規畫才能最有效地利用時間。
隨手儲存檔案及背誦
為了避免反覆搜尋已經找過的資料，每當收到自己想要的資料及統計數據時，大前研一都會暫且儲存在電腦裡；如果是網路報導，他就會直接複製存檔；如果是書面資料，則是掃瞄成PDF檔案格式存檔，再郵寄到自己的電子信箱。這個做的好處是可以同時使用「Google Desktop」和電子郵件檢索功能，雙管齊下找出自己所需的資訊。
要節省反覆查詢的時間，還有一個最有效的方法，就是直接背下來，尤其是針對可能會頻繁使用的人名和專有名詞。如果碰到很難記的用語，則可以記在隨身筆記本的備忘錄上，有空時拿出來瀏覽，加深記憶。
從最花時間的工作著手
在職場上，不是許多工作都必須仰賴其他人的配合才能完成，因此身為上司的要務之一，就是有效地運用、指揮部屬，以確保每個工作日、每個工作者都能穩定朝向設定的目標前行，不至於彼此拖累，延誤進度。
大前認為，牽涉到團隊合作的任務時，可採用「關鍵路徑法則」（critical path method）這項專案管理技巧，「找出最花時間的地方，一開始就從那裡著手做起」，接著再以最花時間工作的完成日為基準，思考工作藍圖，安排整個工作計畫，包括完成時間、界定工作職掌範圍，並且設定檢核點確認進度、控制風險等等，務求在預定時間內完成任務。
利用句子加強記憶
人腦在記憶人事物時，句子會比單詞更容易留下深刻印象，而脈絡處理法（context processing）又是在眾多詞句中，設法了解某個現象的意義，然後記下來。大前強調，重點不在於該公司的名稱、業務性質或股價，只要記得上述底線部分，就能迅速掌握事情的本質，快速做出判斷，避免不必要的時間浪費。
把安排進修計畫，當成在研擬策略
針對進修計畫的擬定，大前研一仿照策略規畫流程，建立了一套名為SAP的標準流程：S（schedule）是計畫、A（action）是執行、P（performance）是績效評估。首先列出必須做的事情，然後擬定計畫，接下來付諸行動，最後做評估成效，如此不斷循環，概念上很像PDCA循環。活用SAP原則，經常檢視分析自己如何利用時間，擬定行動計畫，並且每隔6個月進行績效評量，再加以微調修正，才能更接近成功人生。