Monday, November 3, 2008

降低虛擬團隊溝通障礙:電話與語音留言要訣

文/丁永祥
溝通行為,是虛擬團隊最常產生問題的地方,因為人在與對方溝通的時候,經常是用自己理解的方法進行溝通,接收訊息者,也經常是用自己理解的範疇去進行解碼,所以訊息在傳達者與接收者兩端,等於會遭遇雙重限制/障礙,特別是語言文化不同或是使用不當的傳達工具時,狀況最為嚴重。
降低虛擬團隊溝通障礙的方法,就是確保團員彼此能清晰表達自己的想法。
「清晰」的意義在於對方對於訊息的理解,是否和傳達者心裡的意思相同,所以遠距溝通的時候,發出訊息者,必須檢查對方對於訊息的反應、找出訊息容易混淆的地方,並且在必要時,運用輔助工具,或是改變傳達訊息的工具。
電話與語音留言的要訣:
● 搞清楚團隊成員與客戶喜歡用哪一種科技來進行溝通,並持續使用這種科技,直到無法適用為止,同時也讓對方知道你的溝通科技偏好。
● 打電話前,一定要先想清楚目的,還有內容。
● 掛電話前,先檢查彼此對溝通內容的理解。
● 溝通時,不要同時做其他事情。
● 使用和善的語調,即使在催促、批評時,也是如此。
● 每次語音留言不要講太多事。
● 每次語音留言結束之前,一定要先留下和你聯絡的最佳方式,以及你的電話號碼。
● 不希望被轉述的訊息,就不要放在語音信箱中。切記,語音留言可以保存、轉寄。

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