文／邱文仁
曾幾何時，e-mail已經變成上班族溝通最重要的工具之一！它的方便、快速及可追溯性，減低很多工作的負載。比起以前傳遞訊息又貴又不方便的時代，e-mail的出現就像「天使」一樣可愛；但是，發e-mail還是有很多危險，沒有處理好，就會像惡魔一樣麻煩！
1. 用詞不當、曝露缺點
因為發e-mail太方便了，寫的人也就不知不覺鬆懈起來。3年前公司來了一個留美的新人，到職之前，她的主管就告訴我，新人學歷不錯，應該還滿優秀的。她來的第一天寄給我一封e-mail自我介紹，通篇不到80個字，她不僅把我的名字寫錯，文中還另外有三個錯字！坦白說，這封e-mail讓我沒辦法把她跟「優秀」聯想在一起。雖然我一直對她保持表面的和善，但每次一看到她，腦海浮現的就是當初她帶給我的「草率、程度不好」的第一印象，很難抹滅！
2. 沒有重點、破壞形象
我有個同事喜歡搞笑，每次發e-mail都先拉拉雜雜扯一堆，才開始講正事。他可能只是轉貼笑話讓大家輕鬆一點，不過當我看到後面才知道這原來是「會議通知」時，會感到很討厭。我覺得，他不僅抓不到重點耽誤時間，還透露「他其實很閒」。寫e-mail應該在寄件的「主旨」就標明重點，讓收件人決定是不是要馬上看這封信；另外，禮貌簡單問候後，以「條列式」清楚說明傳達的訊息，幫助收件者了解應該做的回應。如果寫e-mail沒有重點，形象破壞不只一點點。
3. 透露他人隱私
網路的世界中，大家都很喜歡分享，但垃圾郵件太多也令人困擾。有些人在寄e-mail時，把一整串收件人一口氣送出，卻沒有意識到e-mail address和家裡的「地址」一樣，也是一種「隱私」，只要用一點心就可以避免。
4. 洩露公司機密
因為公司大，跨部門的討論常常都利用e-mail溝通，為了要讓參與的人了解來龍去脈，前面的e-mail未必會刪除。有一次有個同事，把一封長達十幾串內部討論的e-mail轉送給協力廠商，而前面的內容，就是內部討論該如何與廠商談判！他只花1秒鐘，就洩露內部採買的討論內容！
所以e-mail雖然好用，也最容易洩密；另外要小心的是，電腦軟體會自動記錄收件人的位址及名稱，但同名的人很多，一不小心，常會「送錯對象」，如果內容屬於公司機密，那就糟糕了！
5. 激動發信、覆水難收
有一次，我的直屬主管因為誤會，寫一封很嚴厲的e-mail指責我，我看了後深感委曲，腦門充血，馬上就擬了一封非常激動的抗議信，幸好在我送出前，去洗手間洗把臉冷靜一下，等到我回座位再看到那封e-mail時，發現措辭非常激烈，送出去可就糟糕！嚇得我趕緊把它刪掉！
奉勸大家在「激動狀態」下不要寫e-mail，一旦送出去，比說錯話更加覆水難收！更糟的是，e-mail還可能輕易流傳給很多人，想裝傻都不可能。習慣用e-mail的人，不可能再回到沒有e-mail的時代！雖然它有許多危險，小心使用還是利多於弊。e-mail是上班族的「天使」還是「惡魔」呢？全由你決定。
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