《金字塔原理Ⅱ》思緒清晰，才有說服力

文／吳升皓
無論是簡報、報告或紀錄，如果無法有條理地表達，就無法達到說服的效果。懂得活用「金字塔原理」，將有助於你建立嚴謹的架構，確實達到溝通目的。
新的科技雖然為人們帶來便利，節省不少時間，但無論如何，該提的簡報、該寫的報告、要呈報的紀錄，都還是要人親自構想完成。
對有些人來說，光是「寫下來」這個動作，就不是件輕鬆的事情──如果沒有想清楚事件彼此間的關係，就無法有條理地表達，最後可能淪為流水帳，或是因為前後不連貫而缺乏說服力。
「金字塔原理」之所以廣泛被使用在思考及寫作上，主要是因為這是一套講求邏輯的技巧。運用這套原理，任何人的論述都可以有完整的架構，便於讀者或聽眾快速掌握梗概，確實達成溝通的內容與目的。
在此試舉一例，說明同樣的訊息在應用金字塔原理前後的對照：
「柯林斯打電話來，說他不會參加9：00的會議。強生說他可以延後，甚至延到明天，但是不要在10：30之前。克里福德的祕書說，克里福德明天很晚才會從法蘭克福回來。會議室明天已經有人預定了，但星期四沒有人使用。星期四上午11點是個不錯的時間。你可以嗎？」
看完或聽到這段文字，請問你抓到重點了嗎？接著來看修正版，藉由把問題提前，再將個人理由做歸納、分述原因，上述內容會變成這樣：
「我們可以把今天9：00的會議改成星期四早上11點嗎？這對柯林斯和強生比較方便，而且克里福德也可以參加。同時這也是本星期會議是空下來唯一的機會」。
由於金字塔原理著重縱向及橫向的邏輯關係，因此有助於建立組織架構的嚴謹和周延。以縱向關連為例，其用意是在創造問答的對話模式；也就是說，在你提出解釋之前，讀者並不了解你所要表達的觀點，所以寫作的內容通常會是讀者的疑問。而當你能以「如何？」「為什麼？」「你怎麼知道的？」的方式論述，就能迅速讓讀者看清文章要點。
比方說，在構思如何撰寫一篇跨國公司到印度經商所需注意事項的文章時，如果能夠拆解成「現象如何」（跨國公司應該創造對印度的全球經濟整合有利的社會和政治環境）和「怎麼做」（與有力的印度人合夥、要注意省級和當地官員、政府工程的招標過程正當、經由贊助當地的健康和教育的計畫，以符合民意的要求），如此上下關係釐清，論點並列，則在下筆前就能有完整脈絡。