掌握授權10要訣

文／盧懿娟
當經理人的工作量越來越大時，有必要適時授權，培養團隊成員的知識和技能，但這並不是把權力下放出去就責任已了，經理人如何達到成功有效的授權，這裡提供10項要訣：
1要：不要只問「懂了嗎」
交辦事情給員工時，主管習慣性都會問「懂了嗎？」「我講的你明白了嗎？」等句子，但可想而知，許多對細節還不太懂的員工都會反射性地回答「知道」「明白」，他們不想當場被主管看扁。問他「你打算從哪裡著手」「你大概打算用什麼流程去做」是個好方法，可以測試他到底懂不懂自己該做什麼。
2要：講清楚績效指標與期限
員工必須了解自己在授權下必須做出哪些大目標，以及必須在什麼時間前完成，才能有基本的行動方向。授權不是丟件事給員工而已，還要讓他知道你期盼些什麼，以及完成的期限。
3要：授權後也要聞問
授了權不是就不聞不問，等著他把成果捧上來。你可以不必緊迫盯人，但仍要主動注意員工的進行狀況，適時給予「這兒不錯」「那樣可能會比較好」之類的意見提點，才能讓他做得越來越穩。如果任務特別需要「準時」，回饋的動作也可以提醒他注意進度與時間。
4要：為下次授權做檢討
一次的授權結束後，主管應找員工討論他這次的表現如何、檢討改進。主管也可以請他描述自覺在這次過程中學到了什麼，再配合自己觀察到的狀況，做為下次再授權（無論同性質事項或其他事項，都一樣）時的參考。
5要：授權不一定要是大事
即使只是一次再尋常不過的小事，都可以是「授權」，未必一定要是什麼大專案、大計畫，才叫授權。尤其對於新進員工，從小事授權起，可以訓練他們負責任的態度，也建立他們的自信。
6要：先列清單再授權
簡單來說，當主管的可以先列出每天自己要花時間做的有哪些事，再根據「不可取代性」以及「重要性」刪去「非自己做不可」的事，剩下的就是「可授權事項清單」了。這會比腦海中東想一件、西想一件，來得有系統、有條理。
7要：授權的限度要弄明白
有些員工會自作主張，擴張自己獲得的授權，做一些超出授權太多的事。因此最好在授權時能特別交待「界限」到底在哪裡，一旦快觸碰到了，他們就應該煞車，回到界限以內的空間去活動，這可以防止他們擅自跨過界限。
8要：找對人
每件事都有不同的「對」的人，而且未必就是最資深的那個人。對於你打算授權的工作，這個人必須有能力（或至少有潛力）做好，而且有意願。你所指定的人，如果經驗多但對於該項任務不擅長或意願較低，未必會比經驗較淺、有心學習而躍躍欲試的人適合。
9要：授了權就該適度放手
許多主管授權後都還會因為東擔心、西擔心而一直追問員工很細的進度，讓員工不勝其擾，也覺得「主管根本不信任我」，而沒有真正感覺到「獲得授權」。與其緊迫盯人，不如在開始時就交待清楚，然後放手讓員工做。這樣你可以省一些精力，他也可以一試自己的能力。
10要：幫他設想可學習項目
就某種角度來說，授權也是一種用來訓練員工成長的方式。因此在授權時，要為員工設想「他能透過我的授權，而在過程中學到什麼」再安排。如果授權他做只是因為你忙不過來，就胡亂分一些雜事給他去弄，那或許不能叫授權，只能算是「幫主管打雜」。