文／劉揚銘
上班族聽到要開會，總免不了抱怨一番。其實，大家討厭的並不是會議本身，而是怕開到爛會議。身為主管的你，有責任讓會議發揮應有的功能。以下是一張簡單的檢核表，在決定召開會議時，提醒自己一下吧！
1.會議目標明確
大家討厭的是，浪費時間聽一堆廢話；大家討厭的是，花半天討論一件切身相關的事，卻發現上級早就做好決定。主管要知道，只有必須面對面討論、讓所有成員行動一致的議題，才有必要召開會議。如果是可透過書面提供的資訊，大可不必在眾人面前朗讀一次。
2.會議架構清楚
基本上，這是指議程的安排。如果會議目的是針對互相關聯的議題做出決策，就要按照順序排定議題，以在決策之前，了解相關議題的討論結果。
3.事先發布主題和必要資訊
召開會議的主管必須事先通知討論事項和必要資訊，讓員工曉得應該準備什麼資料、能夠提出什麼意見。
4.確認與會者出席的必要性
基於成本效益的考量，只須找對會議有幫助的人出席即可，最好也能邀請有決策權的人列席。
5.精準控制時間
準時開會是先決條件，並且於會議一開始，就先說明會議目的、議程和預定結束時間。而一份有效的議程，不但要列出討論的主題，更要寫明每個事項分配到的討論時間。開會過程中，絕不鼓勵毫無意義的討論，並且多花點時間在重大議題上。最後，如果原訂開會時間是一小時，就不要超過一小時。
6.鼓勵發言
在鼓勵所有與會者表達意見的同時，也要留意有誰尚未加入討論，請他們踴躍發言。
7.掌控會議流程
會議主席應避免讓聲音最大或是唯我獨尊的人操控全場，但是也不要濫用權力壓制與會者。
8. 確認決議和會後追蹤
會議尾聲，應確保與會者都已明白會議的討論重點和提出的行動方案，而且都已取得共識。而一旦做出決策，就要確實執行，並且定期追蹤改善。
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