紙本資料整理術

文／作者不詳，事後得知必將補登

一般文件資料的整理

招數1：將文件標示處理順序
要處理的文件最好豎放在桌面上。「能站著，就別躺著」這種讓文件站起來的精神，可以讓工作可視化。因此如果辦公桌上有一些處理中的文件，可以將其分別整理好放入標上「緊急」「待辦」「存檔」的透明資料夾裡頭，再依照工作的輕重緩急分別放在公文架或讀譜台上頭，這樣就可以很容易安排處理的先後順序。此外也可用顏色來區分，例如紅色資料夾代表「緊急」，黃色資料夾代表「待辦」，綠色資料夾代表「存檔」，看起來一目瞭然。

招數2：將文件依主題區分
文件整理盒是一般辦公室最常見的整理工具，容量大且色彩豐富，很適合做為基本的文件整理工具。因此，要存檔的文件可以依主題區分，將同一個主題的資料用透明資料夾或檔案夾收好放在同一個整理盒，並且可以用顏色來區隔不同主題的資料，這樣看起來既美觀又整齊。

招數3：利用檔案夾側邊標示日期
有時候檔案拿進拿出秩序就容易亂掉，得花一番功夫才能再弄清前後順序。如果要讓歸檔後的文件蒐尋容易，不妨善用檔案夾側邊，在上面用不同的方式加以標示，例如可以在檔案夾側邊貼上顏色貼紙，一種顏色代表一個月份，貼紙的高低表示先後順序，這樣就容易尋找與歸檔。

招數4：文件尺寸以A4為主
文件要統一形式。統一形式的好處在於準備方便、作業單純、歸檔和檢索起來也很容易。尺寸最好以A4規格為主，如果不是A4的文件，可以用影印、裁切或剪貼的方式改成A4大小。而且最好統一在固定的地方標上日期，以方便查詢。

名片的整理
招數1：簡單記下對方的資料
拿到名片後，最好在名片上簡單地註記對方相關資料，比如說把見面的事由、日期、地點、對對方的印象等等寫在名片上，而且不要隔太久才做，這樣才不會對對方失去印象，也喪失交換名片的意義。

招數2：常聯絡的名片放在桌上整理盒
有時候在一個場合中就會拿到一堆名片，這時候可以先做初步的整理，把會常聯絡的放在桌上的名片整理盒或轉動式名片架，不會常聯絡的名片就收在大本名片簿裡。
舉例來講，像公司聯絡窗口、重要客戶的名片就可以放在名片盒，方便隨時查看聯絡，其他的就收在名片簿，當做基本的人脈資料庫。

招數3：將名片做基本分類
名片簿可以做基本分類，主要是依個人工作範圍和需求去分類，但也不需要做到太複雜的分類。此外，名片不能光收不丟，需要定期整理。比如說當名片簿已經放不下時，就可以把裡頭的名片過濾一遍，那種只是純粹基於禮貌而交換的名片，或是預期以後不會再碰面的人的名片，就可以丟掉。