文/陳竫詒
繼續開沒重點又浪費時間的會議，你就必須繼續忍受爛績效。掌握五原則，開會其實可以幫工作效率加分。《開會開到死》的作者藍奇歐尼提醒，好的會議可以蒐集資訊，做出關鍵決策。掌握以下五大基本原則，有機會逆轉現狀，讓開會更好、更有效率。
原則一：清楚設定議題，沒準備，別來開會 : 為什麼要召開這次會議？想要藉此達成什麼？是會前最需要想清楚的。如果只是單純想要發布通知，也許透過電子郵件是更快、更節省時間的方法。清楚目的，才能清楚規劃議程的長短及形式。如果是要針對特定問題，做出決議，事前先提供相關的背景資料，有助與會者更快了解狀況。如果是腦力激盪，就要設計讓大家更放得開的氛圍。規規矩矩地正襟危坐，恐怕就不適合創意發想。
原則二：邀請對的人參加 : 「找錯人，會議將走向崩壞，」會議專家凱瑟認為，不必要的與會者可能把會議導到與自己需求相關的方向，偏離會議主軸。所謂「對的人」是指，與會者應該要有足夠的資訊以及知識，能夠提出有意義的貢獻，具有決策權或是會受到決策結果影響的人。
原則三：開始、結束都準時 : 準時，是會議有效率的關鍵。準時開始、準時結束，是避免會議冗長、無止無盡發散討論的好方法。會議主持人得時時抓緊會議節奏，如果有人沒有讀事先準備的會議資料，可以花幾分鐘做簡介，讓大家更快速掌握問題。若是遇到不斷重複過去重點的發言，就可以直接詢問有無新發現。當大眾陷入沉默，除了讓大家休息片刻短暫思考外，幽默引導也是需要的。
原則四：不要害怕衝突 : 處理歧見、尋求共識，是開會最重要的任務，一味追求和諧，是不可能在會議上反映真實狀況的。管理者要做到言行一致，不要表面鼓勵不同意見，卻在會後的執行全盤否決。
原則五：追蹤會議結論 : 會議紀錄需在一到兩天內完成。過程中的瑣碎討論不是重點，重點是要清楚標明會議結論、行動步驟、相關的負責人，以及完成時限，會議的討論才有落實的可能。透過會議解決組織的問題，協調團隊的運作，擺脫形式上的「升旗朝會」、不聚焦的「各言爾志」，讓開會幫工作效率加分。
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